# Dokumente und Lohnabrechnungen in der Akte

> PDF-Dokumente und Lohnabrechnungen in der Personalakte: klare Sichtbarkeit, ZIP-Import und Download im Web oder mobil. 14 Tage kostenlos und ohne Karte testen.

![Dokumente und Lohnabrechnungen in der Akte](https://talentohq.com/assets/blog/de/dokumente-und-lohnabrechnungen-in-der-akte-d2cd75d1.webp)

   05. October 2026

Jede Person hat in TalentoHQ eine Akte mit Stammdaten, Verträgen, Dienstplänen, Salden und Dokumenten. Wenn diese Akte auch die Lohnabrechnung als PDF enthält, öffnet und lädt die Person ihre eigene Datei im Web oder auf dem Handy herunter. Dieser Leitfaden geht den Weg von der Ablage bis zu diesem Download durch.

## Eine Akte für Dokumente und Lohnabrechnungen

Das Profil bündelt Verträge, Dienstpläne, Salden, Kompetenzen, Beurteilungen und Dokumente an einem Ort. Von dort aus bearbeitet HR Eintritte, Verträge und die PDF-Lohnabrechnungen.

Für die mitarbeitende Person ist der Nutzen konkret. Die Lohnabrechnung liegt neben dem Vertrag und den übrigen Dateien, und sie lädt sie herunter, ohne HR um eine Weiterleitung bitten zu müssen. Für HR beginnt die Prüfung der Unterlagen mit dem Öffnen der Akte.

Lohnabrechnungen liegen in derselben Anwendung wie die [Arbeitszeiterfassung](https://talentohq.com/de/eigenschaften/arbeitszeiterfassung). Mehr zur Akte steht unter [Mitarbeitende](https://talentohq.com/de/funktionalitat/mitarbeiter), der weitere Ablauf unter [Personalverwaltung](https://talentohq.com/de/funktionalitat/personalverwaltung).

## Was dieser Leitfaden abdeckt

Mit diesem Leitfaden:

- legen Sie Dokumente in der Akte ab, ordnen sie mit Kategorien und legen fest, wer sie öffnen darf.
- importieren Sie die Lohnabrechnungen eines Monats als PDF aus einer ZIP-Datei, sodass jede Datei in der richtigen Akte landet.
- sehen Sie, wie eine Person ihre Dokumente im Web oder auf dem Handy herunterlädt.
- verstehen Sie, wer jedes Dokument sieht und was eine Ansicht tatsächlich festhält.

Weiterlesen:

- Verträge, Serien und Signatur: [digitale Vertragsverwaltung und elektronische Signatur](https://talentohq.com/de/blog/digitale-vertragsverwaltung-und-elektronische-signatur).
- Nachrichten, Richtlinien und Umfragen an einem Ort: [Mitarbeiterportal im KMU](https://talentohq.com/de/blog/mitarbeiterportal-kmu) und die [Seite zum Mitarbeiterportal](https://talentohq.com/de/funktionalitat/mitarbeiterportal).

## Dokumente in der Akte: hochladen und kategorisieren

Eine Datei oder mehrere folgen denselben Schritten. Dafür brauchen Sie die Berechtigung, Dokumente zu bearbeiten. Fehlt „Dokumente hinzufügen“, prüfen Sie zuerst diese Berechtigung.

1. Öffnen Sie Dokumente und wählen Sie Dokumente hinzufügen.
2. Wählen Sie die besitzende Person, also die Person, zu deren Akte das Dokument gehört, wenn das Formular das Feld anbietet.
3. Tragen Sie einen gemeinsamen Namen für den Stapel ein oder lassen Sie das Feld leer, damit jede Datei ihren ursprünglichen Namen behält.
4. Wählen Sie die Sichtbarkeit. Die üblichen Optionen stehen im Abschnitt „Wer sieht was“.
5. Fügen Sie eine oder mehrere Kategorien hinzu.
6. Ziehen Sie die Dateien hinein oder wählen Sie sie vom Rechner aus.
7. Aktivieren Sie Benachrichtigen, wenn die Personen mit Zugriff eine E-Mail erhalten sollen.
8. Speichern Sie das Formular.

TalentoHQ legt je Datei ein Dokument an und übernimmt für alle dieselbe Sichtbarkeit und dieselben Kategorien. Ein selbst gewählter Name gilt für jede Datei des Stapels. Lassen Sie den Namen leer, wenn Vertrag oder Nachweis den Dateinamen behalten soll.

Die Kategorie ordnet das Dokument und erleichtert den Filter. Die Sichtbarkeit entscheidet, wer es öffnen darf. Ein Wechsel der Kategorie öffnet den Zugriff nicht für weitere Personen, und ein Dokument kann mehrere Kategorien tragen.

Wer keine Verwaltungsfunktion hat, kann mit Bereichen wie nur sich selbst, der Führungskraft, dem Team, dem Standort oder dem ganzen Unternehmen teilen. Profile mit Verwaltung können die Auswahl nach Unternehmen, Standort, Team, Person oder Rolle eingrenzen. Wählen Sie den kleinsten Bereich, der die Personen einschließt, die die Datei sehen müssen, und prüfen Sie Empfänger und Ausschlüsse vor dem Speichern.

Wenn ein Monat viele Lohnabrechnungen erzeugt, verteilt das einzelne Hochladen die Arbeit schlecht. Der ZIP-Import legt jedes PDF in die Akte der zugehörigen Person.

## Lohnabrechnungen als PDF aus einer ZIP-Datei importieren

TalentoHQ trennt zwei Aufgaben. Eine Lohnperiode sammelt feste und variable Beträge nach Standort, Monat und Jahr, erlaubt die Prüfung und erzeugt einen Arbeits-Export. Der Import der Lohnabrechnungen öffnet eine ZIP-Datei, erkennt die Person und speichert das PDF in ihrer Akte. Das Schließen einer Periode verteilt keine Abrechnungen. Der PDF-Import füllt die Beträge der Periode nicht aus.

Der Import liegt in der Verwaltung unter „Lohnabrechnungen importieren“ und setzt Administratorzugriff voraus. Entgeltdaten sind vertraulich: Prüfen Sie Bereich, Codes und Benachrichtigungen, bevor Sie die Dateien senden. Welche Angaben eine Abrechnung enthalten muss und welche Regeln für das Entgelt gelten, hängt vom Land ab. Diese Seite beschreibt nur, wie TalentoHQ das PDF ablegt und freigibt.

![TalentoHQ-Seite Lohnabrechnungen importieren, mit Dokumentname, ID der Mitarbeitenden oder benutzerdefiniertem Code und ZIP-Upload.](https://talentohq.com/assets/blog/de/lohnabrechnungen-importieren-4bec19f3.webp)

Bereiten Sie eine ZIP-Datei mit den Abrechnungen als PDF vor:

- Die ZIP-Datei darf höchstens 25 MB groß sein.
- Sie darf höchstens 200 Einträge enthalten.
- Jede Datei darf höchstens 10 MB groß sein.
- Verarbeitet werden nur Dateien mit der Endung PDF.
- Der Name jedes PDF muss den Code enthalten, mit dem Sie die Person erkennen. Der Code genügt: Schreiben Sie keine weiteren vertraulichen Daten in den Dateinamen.

Auf der Seite kann TalentoHQ in jedem PDF-Namen einen dieser Werte suchen:

- **ID der Mitarbeitenden.** Bindestriche und Unterstriche werden ignoriert. In Spanien steht in diesem Feld oft die Ausweisnummer.
- **Benutzerdefinierter Code** der Person, so wie er im Profil gespeichert ist.

Dokumente werden nur aktiven Personen des Kontos zugeordnet. Prüfen Sie vor dem Import, dass bei allen das gewählte Feld gefüllt ist und dass jeder Code eindeutig ist. Ein Name ohne Treffer wird nicht angehängt. Ein falscher Treffer kann die Abrechnung in die Akte einer anderen Person legen: Prüfen Sie eine Stichprobe der Namen, vermeiden Sie Codes, die in anderen Codes enthalten sind, und bereinigen Sie Dubletten, bevor Sie starten.

Das Formular bietet zwei getrennte Hinweise. Sie können die Person an die dienstliche E-Mail-Adresse informieren und, getrennt davon, das PDF an die private Adresse senden, wenn diese hinterlegt ist. Aktivieren Sie jede Option nur, wenn sie zu Ihrem Verfahren gehört. Bevor Sie die private Adresse nutzen, prüfen Sie, dass sie stimmt und dass dieser Kanal für Entgeltdokumente freigegeben ist.

Der Import läuft im Hintergrund. Danach erhält die Person, die ihn gestartet hat, eine E-Mail mit den zugeordneten Dokumenten und den erkannten Fehlern. Ein PDF ohne Treffer wird nicht angehängt und kann in dieser Liste fehlen: Vergleichen Sie die Namen der ZIP-Datei mit dem Ergebnis, bevor Sie den Versand abschließen. Wenn ein PDF fehlgeschlagen ist, korrigieren Sie Name oder Code und importieren Sie nur diese Dateien erneut, damit bereits abgelegte Dokumente nicht doppelt entstehen.

Sie können [TalentoHQ 14 Tage kostenlos testen](https://talentohq.com/signup-redirect?locale=de), ohne Karte, oder [eine Demo anfragen](https://talentohq.com/de/kontakt), wenn Sie den Ablauf mit Ihrem eigenen Monatsabschluss durchgehen möchten.

## Dokumente im Web oder auf dem Handy herunterladen

Die Person öffnet Dokumente im Web oder auf dem Handy. Die Liste zeigt Dateien, die ihr gehören, und Dateien, die mit einem Bereich geteilt sind, dem sie angehört.

![Ein Telefon neben einer Personalakte, um die Lohnabrechnung zu öffnen und herunterzuladen.](https://talentohq.com/assets/blog/nomina-descarga-movil-ddb0e564.webp)

1. Gehen Sie die Karten durch oder öffnen Sie Filter anzeigen.
2. Suchen Sie nach einem Teil des Namens.
3. Kombinieren Sie Standort, Team, Kategorie oder Zeitraum, wenn diese Filter verfügbar sind.
4. Öffnen Sie die Karte und prüfen Sie Name, letzte Aktualisierung, Größe und Kategorien. Nutzen Sie die Vorschau, wenn das Format sie erlaubt.
5. Wählen Sie Herunterladen, um die Originaldatei zu speichern.

Ohne Vorschau bleibt der Download verfügbar. Fehlt eine erwartete Datei, prüfen Sie Sichtbarkeit und besitzende Person: Die Liste enthält nur, was zur anfragenden Person gehört.

Beim Öffnen der Detailansicht hält TalentoHQ die Ansicht fest. Diese Aktivität prüft der nächste Abschnitt.

## Wer jedes Dokument sieht und was eine Ansicht festhält

Ein freigegebenes Dokument zu sehen gibt nicht das Recht, es zu bearbeiten oder zu löschen. Die Sichtbarkeit setzt den Zugriff: die Person selbst, die Führungskraft, das Team, der Standort, das ganze Unternehmen oder eine Auswahl nach Person oder Rolle, wenn die freigebende Person Verwaltungsrechte hat. Wer das Konto verwaltet, kann die Dokumente des Unternehmens einsehen. Alle anderen sehen die eigenen Dateien und die innerhalb ihrer Sichtbarkeit.

Wer Dokumente verwalten darf, öffnet die Ansichtsaktivität aus dem Detail der Datei. Dort stehen:

- wer sie geöffnet hat, der letzte Besuch und die Zahl der Ansichten.
- die Liste Nicht gesehen, mit den Personen dieser Sichtbarkeit, die das Detail noch nicht geöffnet haben.

Die Liste rechnet mit den Personen der Sichtbarkeit, nicht mit dem ganzen Unternehmen. Wer auf keiner der beiden Listen steht, liegt außerhalb dieser Sichtbarkeit.

Eine Ansicht bestätigt, dass die Person das Detail in TalentoHQ geöffnet hat. Sie bestätigt nicht den Download, das Lesen oder die Annahme des Inhalts. Wenn das Unternehmen Lesen oder Annahme nachweisen muss, gehört diese Nachverfolgung zu dem Verfahren, das es festgelegt hat, zum Beispiel einer Signatur, und nicht zu dieser Ansicht.

## Die Akte, bereit zur Einsicht

Verträge, Richtlinien und Lohnabrechnungen als PDF können in der Akte der Person liegen, die sie braucht. HR lädt hoch oder importiert, legt fest, wer jede Datei sieht, und prüft, welche Ansichten erfasst wurden. Jede Person findet das Eigene am selben Ort, im Web oder auf dem Handy.

## Häufige Fragen

### Schließt der ZIP-Import die Lohnperiode ab?

Nein. Die Lohnperiode sammelt Beträge und erlaubt den Export der Monatsarbeit. Der ZIP-Import speichert jedes PDF in der Akte der erkannten Person. Das sind zwei ergänzende Vorgänge.

### Was geschieht, wenn ein PDF niemanden trifft?

Es wird nicht angehängt. Die Ergebnis-E-Mail nennt das Zugeordnete und die erkannten Fehler; ein Name ohne Treffer kann in dieser Liste fehlen. Korrigieren Sie Name oder Code und importieren Sie nur diese Datei erneut.

### Belegt die Ansicht, dass die Person die Abrechnung gelesen hat?

Nein. Die erfasste Ansicht bedeutet, dass das Detail geöffnet wurde. Sie bedeutet weder Download noch Lesen noch Annahme.

Language: de
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