# Los Náufragos vereinfacht Schichten und Zeiterfassung

> So vereinfacht Los Náufragos in Fuengirola Arbeitszeiterfassung, Schichten, Urlaub und Abwesenheiten mit TalentoHQ.

![Los Náufragos vereinfacht Schichten und Zeiterfassung](https://talentohq.com/assets/success_stories/los-naufragos-fuengirola-exterior-6496ea9c.webp)

 Erfolgsgeschichte

In der Gastronomie gehört die Organisation des Teams zum Service. Jede Schicht muss passend besetzt sein, und eine Abwesenheit oder veränderte Verfügbarkeit kann dazu führen, dass der Dienstplan mitten in der Woche neu erstellt werden muss. Für das [Chiringuito Los Náufragos](https://losnaufragos.com) hat der Wechsel von Tabellen zu TalentoHQ diese Aufgabe sowohl für die Leitung als auch für das Personal vereinfacht.

![Serviceteam von Los Náufragos im Restaurant in Fuengirola](https://talentohq.com/assets/success_stories/equipo-los-naufragos-fuengirola-354bfd2e.webp)

## Die Herausforderung: eine Zeiterfassung ablösen, die Stunden beanspruchte

Los Náufragos ist ein Chiringuito in Fuengirola bei Málaga, spezialisiert auf am Spieß gegrillten Fisch und mit einer Geschichte, die 1968 begann. Wie in jedem Restaurant mit einem größeren Team und wechselnden Arbeitszeiten erforderte die Zeiterfassung in Tabellen viel Aufmerksamkeit: Die Angaben mussten zusammengetragen, geprüft und laufend aktualisiert werden.

Inhaberin Paula Aste hatte außerdem eine typische Sorge bei der Einführung eines neuen Werkzeugs: Ein Teil des Teams könnte Schwierigkeiten mit der Umstellung haben. Ihre Erfahrung war genau das Gegenteil.

 > „Im Namen meines Unternehmens möchte ich sagen, wie unglaublich einfach die Umstellung bei der Arbeitszeiterfassung war: weg von Tabellenkalkulationen, die viele Stunden beanspruchten, hin zum ‚digitalen Zeitalter‘ – dank euch. Ich hatte Sorge, dass sie nicht damit zurechtkommen würden, weil es viele Personen sind. Aber ihr habt die Erfahrung wirklich gut gestaltet. Das Personal versteht das System und lernt den Umgang schnell, und mir nimmt es viel Arbeit ab. Alle sind zufrieden.“

**Paula Aste, Inhaberin von Los Náufragos**

## Tägliche Verwaltung für das Tempo eines Restaurants

Die digitale Zeiterfassung ist der Ausgangspunkt. Ihr Nutzen wird besonders deutlich, wenn Buchungen, Arbeitszeiten, Schichten, Urlaub und Abwesenheiten dieselben Informationen verwenden und nicht mehr in getrennten Dokumenten gepflegt werden.

### Schichten und Verfügbarkeit in einem Kalender

Der Wochenplan zeigt, wer verfügbar ist, bevor eine Schicht zugeteilt oder geändert wird. Ändert sich die Besetzung im Gastraum, an der Bar oder in der Küche, kann die verantwortliche Person den gesamten Plan prüfen und die Anpassung an derselben Stelle mitteilen, ohne mehrere Versionen einer Tabelle neu aufzubauen.

### Urlaub, Freistellungen und Krankheit im richtigen Zusammenhang

Urlaubsanträge und andere Abwesenheiten sind mit dem Teamkalender verknüpft. So lassen sich Überschneidungen erkennen, der Personalbedarf früher planen und Anträge sowie Genehmigungen nachvollziehbar dokumentieren. Die Entscheidung bleibt bei der verantwortlichen Person, wird aber durch die nötigen Informationen unterstützt.

### Zeiterfassung, die das ganze Team nutzen kann

Jede Person kann ihre Arbeitszeit über eine leicht verständliche Oberfläche erfassen und einsehen. Für das Unternehmen bleiben die Daten gebündelt und können bei Auffälligkeiten geprüft werden, ohne Angaben aus verschiedenen Tabellen zusammenzusuchen. Mehr dazu zeigen die Funktionen für [Zeitmanagement und Schichtplanung](https://talentohq.com/de/funktionalitat/zeitmanagement).

![Barteam von Los Náufragos während des Arbeitstages](https://talentohq.com/assets/success_stories/equipo-barra-los-naufragos-fuengirola-48e98719.webp)

## Eine einfache Bedienung senkt auch die Kosten der Umstellung

Ein Werkzeug vereinfacht die Arbeit nicht, wenn seine Einführung wochenlange Schulungen erfordert. In einem Restaurant bestehen diese Kosten nicht nur aus einem Kurs oder Handbuch: Dazu gehören auch die Stunden, die Leitung und Beschäftigte nicht für den Betrieb einsetzen können, weil sie Fragen klären müssen.

Die von Paula beschriebene Einführung zeigt, warum eine klare Bedienung wichtig ist. Wenn das Personal schnell versteht, wie es Arbeitszeit erfasst, den Dienstplan prüft oder einen Antrag stellt, braucht das Unternehmen weniger Unterstützung im laufenden Betrieb. Das Team gewinnt Selbstständigkeit, und die Leitung erhält Zeit zurück, ohne Verwaltungsarbeit auf die Beschäftigten zu verlagern.

## KI für Abfragen und vorbereitete Änderungen mit mehr Kontext

Sobald Zeitpläne, Abwesenheiten und Aktivitäten zentral erfasst sind, kann die [integrierte KI von TalentoHQ](https://talentohq.com/de/funktionalitat/kuenstliche-intelligenz) die tägliche Verwaltung in Konten mit freigeschalteter Funktion weiter vereinfachen. Verantwortliche können Fragen in natürlicher Sprache stellen und mit den Informationen arbeiten, für die sie bereits eine Zugriffsberechtigung haben.

Die KI kann dabei helfen, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und geplante Schichten abzufragen, Änderungen oder Tauschvorgänge bei kurzfristigen Ereignissen vorzubereiten und den Kontext für die Prüfung von Zeiteinträgen, Aktivitäten und offenen Anträgen zusammenzustellen. Bevor eine Aktion gespeichert wird, prüft die berechtigte Person die Angaben und bestätigt den nächsten Schritt.

Die KI ersetzt weder die Entscheidung der Leitung noch genehmigt sie Personalentscheidungen selbstständig. Sie hält die eingerichteten Berechtigungen und Genehmigungsabläufe ein und bietet einen direkteren Zugang zu Informationen und wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben.

## Das Ergebnis: eine digitale Umstellung, die für alle funktioniert

Die Erfahrung von Los Náufragos verdeutlicht eine wesentliche Voraussetzung für die Digitalisierung eines Restaurants: Das System muss für die organisierende Person nützlich und für alle, die es täglich verwenden, leicht verständlich sein. TalentoHQ hat einen tabellenbasierten Ablauf ersetzt, Verwaltungsarbeit reduziert und dem Team eine schnelle Einführung in die digitale Zeiterfassung ermöglicht.

Paulas Fazit ist einfach und konkret: weniger Arbeit für die Leitung, ein verständliches Werkzeug für das Personal und eine Umstellung, mit der alle zufrieden sind.

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