En hostaleria, organitzar l’equip forma part del servei. Cada torn ha de comptar amb les persones necessàries, i qualsevol absència o canvi de disponibilitat pot obligar a refer el quadrant en plena setmana. Per al Chiringuito Los Náufragos, passar dels fulls de càlcul a TalentoHQ ha fet que aquesta gestió sigui més senzilla tant per a la direcció com per al personal.
El repte: deixar enrere un registre horari que consumia hores
Los Náufragos és un xiringuito de Fuengirola, a Màlaga, especialitzat en peix a l’espeto i amb una història que va començar l’any 1968. Com en qualsevol restaurant amb un equip ampli i horaris variables, registrar la jornada en fulls de càlcul exigia temps i atenció: calia reunir la informació, comprovar-la i mantenir-la al dia.
Paula Aste, propietària del restaurant, també tenia una preocupació habitual quan s’introdueix una eina nova: que el canvi fos difícil per a una part de l’equip. L’experiència va ser la contrària.
“Vull dir, en nom de la meva empresa, que el canvi en el registre horari ha estat facilíssim: passar d’utilitzar fulls de càlcul, que comportaven hores de feina, a «l’era digital», gràcies a vosaltres. Em feia por que no en sabessin perquè són moltes persones, però heu fet que l’experiència sigui realment bona. El personal ho entén i n’aprèn fàcilment, i a mi em treu molta feina. Tothom està content.”
Paula Aste, propietària de Los Náufragos
Una gestió diària pensada per al ritme d’un restaurant
Digitalitzar el registre horari és el punt de partida. El valor apareix quan els fitxatges, els horaris, els torns, les vacances i les absències comparteixen la mateixa informació i deixen de gestionar-se en documents separats.
Torns i disponibilitat en un únic calendari
La planificació setmanal permet consultar qui està disponible abans d’assignar o modificar un torn. Si canvia la cobertura de sala, barra o cuina, la persona responsable pot revisar tot el quadrant i comunicar l’ajust des del mateix entorn, sense reconstruir diverses versions d’un full de càlcul.
Vacances, permisos i baixes amb context
Les sol·licituds de vacances i altres absències queden vinculades al calendari de l’equip. Això ajuda a detectar coincidències, anticipar les necessitats de cobertura i mantenir un historial clar del que s’ha sol·licitat i aprovat. La decisió continua en mans de la persona responsable, però arriba acompanyada de la informació necessària.
Registre horari accessible per a tot l’equip
Cada persona pot registrar i consultar la seva jornada des d’una interfície senzilla. Per a l’empresa, la informació queda centralitzada i disponible per revisar incidències sense recopilar dades de diferents fulls. Les funcions de gestió del temps i planificació de torns expliquen com funcionen aquests processos a TalentoHQ.
La facilitat d’ús també redueix el cost del canvi
Una eina no simplifica la feina si aprendre a utilitzar-la requereix setmanes de formació. En un restaurant, aquest cost no es limita a una sessió o a un manual: també inclou les hores que les persones responsables i els empleats deixen de dedicar a l’operativa per resoldre dubtes.
L’adopció descrita per Paula mostra per què és important una experiència clara. Quan el personal entén de seguida com fitxar, consultar l’horari o enviar una sol·licitud, l’empresa necessita menys acompanyament per mantenir el sistema en marxa. L’equip guanya autonomia i la direcció recupera temps sense traslladar la càrrega administrativa als empleats.
IA per consultar i preparar canvis amb més context
Quan els horaris, les absències i l’activitat estan centralitzats, la intel·ligència artificial integrada de TalentoHQ pot facilitar encara més la gestió diària als comptes on està habilitada. La persona responsable pot formular preguntes en llenguatge natural i treballar amb la informació a la qual ja té accés.
A la pràctica, la IA pot ajudar a consultar la disponibilitat de l’equip, les absències i els torns planificats, preparar canvis o intercanvis davant d’una incidència i reunir el context necessari per revisar fitxatges, activitat i sol·licituds pendents. Abans de desar una acció, la persona autoritzada revisa les dades i confirma el pas següent.
La IA no substitueix el criteri de la direcció ni aprova decisions de personal per si sola. Manté els permisos i els fluxos d’aprovació configurats i serveix com una via més directa per arribar a la informació i preparar tasques repetitives.
El resultat: una transició digital que funciona per a tothom
L’experiència de Los Náufragos resumeix una condició essencial per digitalitzar la gestió d’un restaurant: el sistema ha de ser útil per a qui organitza i fàcil per a qui l’utilitza cada dia. TalentoHQ ha permès abandonar un procés basat en fulls de càlcul, reduir la feina administrativa i aconseguir que l’equip adopti el registre horari amb rapidesa.
El resultat que destaca Paula és senzill i concret: menys feina per a la direcció, una eina que el personal entén i una transició en què tothom se sent còmode.