Klinik Rudel bruger TalentoHQ til at organisere to særligt vigtige dele af den daglige administration: registrering af nye kunder og indhentning af underskrifter på patienternes samtykkeerklæringer. Et besøg på klinikken kan medføre følsomme dokumenter, som skal være komplette, korrekt underskrevet og nemme at finde for medarbejdere med den rette adgang.
Udfordringen: at registrere kunder og opbevare samtykker uden at være afhængig af papir
Før arbejdsgangen blev digitaliseret, kunne hver registrering og samtykkeerklæring medføre flere manuelle trin: dokumenterne skulle forberedes, en underskrift indhentes, en fysisk kopi arkiveres og det rigtige dokument senere findes frem, når nogen havde brug for at gennemgå det.
Teamet havde brug for en hurtigere måde at oprette kundekort, sende eller indhente underskrifter og holde samtykkeerklæringerne knyttet til den rette sammenhæng uden at opbygge flere papirmapper og arkiver.
»Det er hurtigere både at registrere nye kunder og at få underskrifter på samtykkeerklæringer.«
Løsningen: CRM og underskrifter i det samme miljø
Med TalentoHQ CRM kan Klinik Rudel opbevare kunde- og patientoplysninger i ét centralt kundekort. Kortet står ikke alene: Teamet kan efter behov knytte det til opgaver, kommentarer, filer og anmodninger om underskrift.
Underskriftsprocessen giver teamet en mere overskuelig måde at håndtere samtykkeerklæringer på. I stedet for at være afhængig af udskrifter, løse dokumenter eller manuelle søgninger kan medarbejderne samle de underskrevne dokumenter og finde dem fra den samme kilde til administrative oplysninger.
Hurtigere registrering af kunder
Registreringen af en ny kunde er mere direkte, fordi oplysningerne lægges ind i et system, der er udformet til senere gennemgang og opdatering. Teamet undgår at indtaste de samme data flere gange og bruger mindre tid på gentaget administration.
Samtykkeerklæringer, der er lettere at finde
De underskrevne erklæringer forbliver samlet. Det gør det lettere at gennemgå tidligere dokumentation før en aftale eller besvare et internt spørgsmål uden at lede i fysiske mapper.
Mindre papir i den daglige drift
Elektroniske underskrifter er med til at reducere papirforbruget og forenkle opbevaringen af dokumenter. For klinikken betyder det en mere overskuelig proces uden at miste sporbarheden i de samtykkeerklæringer, der er relevante for patientbehandlingen.
»Vi sparer papir.«
»Vi kan opbevare alle underskrevne samtykkeerklæringer samlet og finde dem hurtigt.«
Resultatet: mere tilgængelige oplysninger og mindre administrativt besvær
Klinik Rudel arbejder hurtigere på to centrale tidspunkter: når en ny kunde registreres, og når en samtykkeerklæring skal håndteres eller findes frem. Teamet arbejder med færre fysiske dokumenter og har et tydeligere overblik over, hvilke erklæringer der allerede er underskrevet.
Ændringen handler om mere end at erstatte papir med digitale filer. Når kunder, dokumenter og underskrifter forbindes i én arbejdsgang, er oplysningerne tilgængelige, når teamet har brug for dem.
Kort fortalt
Klinik Rudel har samlet kundeadministrationen og samtykkeerklæringerne i TalentoHQ for at reducere papirforbruget, registrere kunder hurtigere og finde underskrevne patientdokumenter mere effektivt.
Vigtigste anvendte funktioner:
- CRM til administration af kunder og patienter
- Elektroniske underskrifter til samtykkeerklæringer
- Centraliserede dokumenter
- Hurtigere fremsøgning af underskrevne samtykkeerklæringer