Die Clínica Rudel nutzt TalentoHQ für zwei wichtige Verwaltungsabläufe: neue Kundendaten aufnehmen und Einwilligungen von Patientinnen und Patienten unterschreiben lassen. Bei jeder Behandlung können sensible Unterlagen entstehen, die vollständig, auffindbar und korrekt zugeordnet sein müssen.
Die Herausforderung: Kundendaten und Einwilligungen ohne Papierwege verwalten
Vor der Digitalisierung bedeutete jede Aufnahme zusätzliche manuelle Schritte: Dokumente vorbereiten, Unterschriften einholen, Papierkopien aufbewahren und später die richtige Fassung suchen.
Das Team brauchte einen schnelleren Weg, Kundendaten anzulegen, Signaturen einzuholen und die unterschriebenen Einwilligungen im passenden administrativen Kontext aufzubewahren, ohne immer neue Ordner anzulegen.
„Neue Kundinnen und Kunden lassen sich schneller aufnehmen, und auch die Einwilligungen sind zügiger unterschrieben.“
Die Lösung: CRM und Signaturen in einer Umgebung
Mit dem CRM von TalentoHQ pflegt die Clínica Rudel administrative Kunden- und Patientendaten in einem zentralen Datensatz. Aufgaben, Kommentare, Dateien und Signaturanfragen lassen sich mit diesem Kontext verbinden.
Die Signaturverwaltung ordnet Einwilligungen, ohne von Ausdrucken oder lose abgelegten Dateien abzuhängen. Berechtigte Mitarbeitende finden die unterschriebenen Dokumente an einer gemeinsamen Stelle wieder.
Schnellere Aufnahme
Neue Kontaktdaten werden einmal in einem System erfasst, in dem sie später wiedergefunden und ergänzt werden können. Das reduziert doppelte Eingaben und wiederkehrende Verwaltungsarbeit.
Auffindbare Einwilligungen
Unterschriebene Einwilligungen bleiben beim zugehörigen Datensatz. Vor einem Termin oder bei einer internen Rückfrage muss das Team nicht erst verschiedene Papierordner durchsuchen.
Weniger Papier im Tagesgeschäft
Elektronische Signaturen reduzieren Papierwege und vereinfachen die Ablage. Die Rollen- und Datenschutzregeln der Klinik bestimmen weiterhin, wer auf die jeweiligen Dokumente zugreifen darf.
„Wir sparen Papier.“
„Wir können alle unterschriebenen Einwilligungen gemeinsam ablegen und schnell wiederfinden.“
Das Ergebnis: weniger Reibung in der Verwaltung
Die Clínica Rudel gewinnt Zeit bei der Aufnahme neuer Personen und bei der Verwaltung von Einwilligungen. Das Team arbeitet mit weniger Papier und einem klareren Überblick über die bereits unterschriebenen Unterlagen.
Die Verbesserung besteht nicht nur darin, Papier durch Dateien zu ersetzen. Kundenkontext, Dokument und Signatur bleiben im selben Ablauf verbunden. TalentoHQ unterstützt dabei die administrative Dokumentation und ersetzt keine klinische Patientenakte.
Zusammenfassung
Die Clínica Rudel hat Kundenverwaltung und Einwilligungen in TalentoHQ zusammengeführt, um Papier zu reduzieren, Aufnahmen zu beschleunigen und unterschriebene Dokumente schneller zu finden.
Eingesetzte Funktionen:
- CRM für Kunden- und Patientenkontakte
- Signaturverwaltung für Einwilligungen
- Zentral zugeordnete Dokumente
- Schnellere Suche nach unterschriebenen Unterlagen