Informativa sulla privacy

Versione 1.2
Ultimo aggiornamento: 8 novembre 2026

1 - Identificazione del titolare del trattamento

La presente Informativa sulla privacy disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Laboratorio Web Soluciones, S.L., codice fiscale B13704515, con sede legale in Avd. de Burgos, 56, 3B, 26007 Logroño (La Rioja), Spagna, iscritta al Registro delle Imprese di La Rioja, volume 890, foglio 128, scheda LO-20257, iscrizione 1, rappresentata da Mayte Navarro Torres, di seguito «TalentoHQ».

È possibile contattarci all’indirizzo info@talentohq.com.

Laboratorio Web Soluciones, S.L. non è tenuta a nominare un responsabile della protezione dei dati (RPD), poiché non rientra in nessuno dei casi previsti dall’articolo 37 del regolamento (UE) 2016/679 e dall’articolo 34 della legge organica spagnola 3/2018 sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali.

2 - Finalità del trattamento dei dati personali

I dati personali raccolti attraverso il sito e la piattaforma TalentoHQ sono trattati per gestire la registrazione sulla piattaforma, attivare la prova gratuita, concludere il contratto, erogare il servizio in modalità software come servizio (SaaS), gestire il rapporto contrattuale, emettere fatture, gestire pagamenti e addebiti diretti, compresi i dati bancari come il codice IBAN, nonché rispondere a richieste, problemi e domande di assistenza tecnica.

I dati possono inoltre essere trattati per adempiere agli obblighi di legge in materia fiscale, contabile, commerciale e di protezione dei dati, nonché per inviare comunicazioni relative al servizio sottoscritto.

Nell’ambito dell’utilizzo del software, TalentoHQ può trattare i dati personali inseriti dal Cliente relativi a dipendenti o collaboratori, inclusi dati identificativi, dati di contatto, dati professionali e lavorativi, registrazioni dell’orario di lavoro, timbrature, dati di geolocalizzazione associati alla timbratura quando la funzionalità è attiva, informazioni di gestione documentale e qualsiasi altra informazione necessaria alla corretta erogazione del servizio.

In questi casi, TalentoHQ agisce in qualità di Responsabile del trattamento per conto del Cliente, che riveste il ruolo di Titolare del trattamento, conformemente all’articolo 28 del regolamento (UE) 2016/679 e al relativo accordo sul trattamento dei dati.

3 - Categorie di dati trattati

TalentoHQ può trattare dati identificativi, dati di contatto, dati professionali e lavorativi, dati economici e di fatturazione, dati bancari incluso il codice IBAN, dati sull’utilizzo della piattaforma, registri delle attività, dati di geolocalizzazione associati al rilevamento delle presenze quando la funzionalità è attiva e qualsiasi altra informazione fornita nell’ambito del rapporto contrattuale.

In linea generale, TalentoHQ non tratta categorie particolari di dati in qualità di Titolare del trattamento. Qualora il Cliente inserisca questo tipo di dati nella piattaforma, lo farà sotto la propria esclusiva responsabilità e soltanto se dispone di una base giuridica che legittimi il trattamento ai sensi della normativa applicabile.

4 - Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali si fonda sull’esecuzione del contratto di prestazione dei servizi ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) 2016/679; sull’adempimento di obblighi legali ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), dello stesso regolamento; e, ove necessario, sul consenso dell’interessato per determinate comunicazioni o finalità specifiche ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a).

Per i trattamenti effettuati per conto del Cliente, la base giuridica sarà quella applicabile al Titolare del trattamento.

5 - Conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per il tempo necessario all’erogazione del servizio e finché il rapporto contrattuale resterà in vigore.

Al termine del rapporto, i dati saranno conservati per i periodi richiesti dalla normativa fiscale, commerciale e amministrativa applicabile, in linea generale per un massimo di sei anni ai sensi della normativa commerciale e quattro anni ai sensi della normativa tributaria, salvo che si applichi un termine diverso o che siano necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

I dati bancari saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e successivamente per i periodi previsti dalla legge per far fronte a eventuali responsabilità derivanti dal rapporto economico.

Nel caso di dati trattati in qualità di Responsabile del trattamento, la conservazione e la successiva cancellazione o restituzione saranno effettuate conformemente all’accordo sul trattamento dei dati.

6 - Destinatari dei dati

I dati personali non saranno comunicati a terzi, salvo obbligo di legge o quando ciò sia necessario per la corretta erogazione del servizio. Possono accedervi fornitori tecnologici, servizi di hosting, manutenzione e assistenza o strumenti ausiliari che agiscono in qualità di responsabili del trattamento in forza del relativo contratto stipulato ai sensi dell’articolo 28 del regolamento (UE) 2016/679.

Fermo restando quanto sopra, quando il Cliente attiva l’integrazione di messaggistica WhatsApp Business tramite TalentoHQ, i seguenti soggetti possono agire in qualità di sub-responsabili del trattamento, nella misura strettamente necessaria a fornire tale servizio:

• Meta Platforms Ireland Limited (e, ove applicabile, altre società del gruppo Meta Platforms, Inc.), inclusi i servizi WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited / WhatsApp LLC, a seconda dei casi), che forniscono l’infrastruttura della WhatsApp Business API (Cloud API) e trattano dati dei messaggi, metadati e identificativi tecnici associati all’account WhatsApp Business del Cliente.

L’accesso di questi fornitori è limitato alla fornitura delle funzionalità WhatsApp sottoscritte o attivate dal Cliente. Meta/WhatsApp agisce in qualità di sub-responsabile del trattamento rispetto ai dati che TalentoHQ tratta per conto del Cliente nell’ambito di tale integrazione, fatte salve le condizioni proprie di Meta applicabili al Cliente in quanto titolare dell’account WhatsApp Business.

7 - Trasferimenti internazionali

Qualora determinati fornitori tecnologici si trovino al di fuori dello Spazio economico europeo, TalentoHQ garantirà che tali trasferimenti internazionali siano effettuati applicando le garanzie adeguate previste dal regolamento (UE) 2016/679, come le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altri meccanismi giuridicamente validi.

8 - Sicurezza dei dati

TalentoHQ adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio, inclusi controlli di accesso limitato, autenticazione sicura, cifratura delle comunicazioni, copie di sicurezza periodiche, registrazione delle attività e protocolli interni per la gestione degli incidenti e delle violazioni della sicurezza.

Tali misure sono riesaminate periodicamente tenendo conto dello stato dell’arte, dei costi di attuazione, della natura, dell’ambito, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche, conformemente all’articolo 32 del regolamento (UE) 2016/679.

L’accesso ai dati bancari e alle informazioni sensibili è riservato esclusivamente al personale autorizzato.

TalentoHQ tiene un registro delle attività di trattamento ai sensi dell’articolo 30 del regolamento (UE) 2016/679 e applica politiche interne di protezione dei dati.

9 - Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità inviando una richiesta a info@talentohq.com e dimostrando la propria identità.

TalentoHQ risponderà alle richieste di esercizio dei diritti entro i termini stabiliti dalla normativa vigente.

Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo all’Agenzia spagnola per la protezione dei dati se ritengono che il trattamento dei propri dati non sia conforme alla normativa applicabile.

Quando TalentoHQ agisce in qualità di Responsabile del trattamento, le richieste relative ai dati trattati per conto del Cliente devono essere rivolte al relativo Titolare del trattamento.

10 - Dati inseriti dai Clienti

Il Cliente garantisce di disporre di una base giuridica sufficiente per inserire dati personali nella piattaforma e di aver adempiuto al proprio obbligo di informazione nei confronti dei dipendenti o di terzi ai sensi del regolamento (UE) 2016/679.

TalentoHQ non è responsabile dei trattamenti effettuati dal Cliente in qualità di Titolare del trattamento.

11 - Analisi di prima parte del sito

Il sito di marketing misura visite, atterraggi di campagna e richieste di demo o prova completate con tecnologia di prima parte. Non installa cookie di analisi né pixel pubblicitari di terze parti.

In ogni pagina il server registra una visita a partire dalla richiesta (incluso un indirizzo IP mascherato, la famiglia del browser, il referrer e i parametri di campagna nell’URL). Se JavaScript è in esecuzione, il browser può anche conservare un identificatore casuale chiamato talentohq_analytics_id_v1 nell’archivio locale per 30 giorni. Quel valore viene inviato a TalentoHQ solo come digest cifrato, per riconoscere lo stesso browser tra le sessioni e attribuire una prova completata. Non vengono conservati la stringa completa del browser né una localizzazione precisa. I record di visita vengono eliminati dopo 90 giorni; i fatti di campagna deidentificati possono essere conservati fino a 25 mesi.

Questo trattamento si basa sul legittimo interesse a comprendere come viene usato il sito e se le campagne portano a una demo o a una prova, senza creare un profilo pubblicitario. È possibile eliminare l’identificatore locale cancellando i dati di questo sito nel browser. Maggiori dettagli sono nell’Informativa sui cookie.

12 - Integrazione con WhatsApp Business (Meta)

TalentoHQ può offrire ai propri Clienti la possibilità di collegare il proprio numero e il proprio account WhatsApp Business alla piattaforma TalentoHQ tramite il flusso di registrazione di Meta (Embedded Signup) e la WhatsApp Cloud API, per inviare e ricevere messaggi relativi al servizio (ad esempio conferme o promemoria di appuntamenti) a destinatari autorizzati dal Cliente in conformità con la normativa applicabile.

Quando il Cliente attiva questa integrazione, TalentoHQ può ricevere da Meta dati comunemente denominati «Dati della Piattaforma», tra cui:

• identificativi dell’account WhatsApp Business e del numero di telefono (WABA ID, phone number ID);
• token di accesso e credenziali tecniche necessari per il funzionamento dell’API;
• webhook e contenuto dei messaggi (inclusi, ove applicabile, il numero di telefono, il nome visualizzato e il testo o payload del messaggio) inviati o ricevuti tramite l’account del Cliente;
• informazioni sullo stato di consegna, modelli di messaggio ed eventi tecnici associati.

Finalità: fornire e mantenere l’integrazione WhatsApp richiesta dal Cliente; inviare e ricevere i messaggi configurati dal Cliente; mostrare le risposte sulla piattaforma TalentoHQ; gestire i modelli e le sottoscrizioni ai webhook; e adempiere agli obblighi di sicurezza, audit e assistenza.

Conservazione: questi dati saranno conservati finché l’integrazione resta attiva e sono necessari per fornire il servizio, e successivamente solo per i periodi previsti dalla legge o stabiliti nell’accordo sul trattamento dei dati con il Cliente. Dopo la disconnessione di WhatsApp o la cessazione del servizio, TalentoHQ cancellerà o restituirà i Dati della Piattaforma di Meta in conformità con tale accordo e con la sezione «Cancellazione dei dati Meta / WhatsApp», salvo che la conservazione sia richiesta dalla legge.

Responsabilità: il Cliente è di norma Titolare del trattamento dei dati dei propri dipendenti, clienti o utenti finali a cui invia messaggi WhatsApp. TalentoHQ agisce in qualità di Responsabile del trattamento per conto del Cliente. Meta/WhatsApp agisce in qualità di sub-responsabile del trattamento (o nel ruolo derivante dalle proprie condizioni) per la trasmissione e il trattamento tecnico dei messaggi. Il Cliente è tenuto a disporre di una base giuridica adeguata e a fornire informazioni adeguate ai destinatari dei messaggi (incluso il consenso o un’altra base, ove richiesto), nonché a gestire le richieste di esercizio dei diritti di cui è responsabile in qualità di Titolare.

Trasferimenti: l’uso dei servizi di Meta/WhatsApp può comportare trasferimenti internazionali di dati al di fuori dello Spazio economico europeo. TalentoHQ si avvarrà delle garanzie previste dal GDPR (clausole contrattuali standard o altri meccanismi validi) e della documentazione contrattuale e sulla privacy pubblicata da Meta per tali servizi.

13 - Cancellazione dei dati Meta / WhatsApp

Se hai interagito con TalentoHQ tramite l’integrazione WhatsApp Business (ad esempio perché un’azienda cliente ti ha inviato un messaggio da un numero collegato a TalentoHQ), oppure se sei utente o amministratore di un account TalentoHQ che ha collegato WhatsApp, puoi chiedere la cancellazione dei dati personali associati a tale integrazione che TalentoHQ conserva e ha ricevuto da Meta («Dati della Piattaforma»), nella misura in cui TalentoHQ abbia il potere di farlo.

Come richiedere la cancellazione

1. Invia un’email a info@talentohq.com con oggetto: «Cancellazione dati Meta / WhatsApp».
2. Indica il tuo nome; il numero di telefono WhatsApp interessato (incluso il prefisso internazionale); l’azienda o l’account TalentoHQ collegato, se lo conosci; e una breve descrizione della richiesta (cancellazione dei dati di messaggistica / disconnessione dell’integrazione / entrambe).
3. Fornisci una prova ragionevole della tua identità (ad esempio rispondendo dallo stesso numero o fornendo informazioni che permettano di verificare la richiesta).

Cosa faremo

• Confermeremo la ricezione della richiesta.
• Individueremo i Dati della Piattaforma Meta/WhatsApp che TalentoHQ conserva in relazione alla tua richiesta.
• Cancelleremo o renderemo anonimi tali dati nei nostri sistemi entro un massimo di trenta (30) giorni dalla verifica della richiesta, salvo che dobbiamo conservarli per adempiere a un obbligo di legge, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, o perché il Cliente (Titolare del trattamento) ci dia istruzioni diverse in conformità con l’accordo sul trattamento dei dati.
• Se la richiesta riguarda dati di cui il Cliente è Titolare (ad esempio lo storico degli appuntamenti o dei messaggi dei suoi clienti finali), ti spiegheremo che devi rivolgere la richiesta anche a quell’azienda e collaboreremo con essa in conformità con l’accordo sul trattamento dei dati.

Disconnessione da parte del Cliente

L’amministratore dell’account TalentoHQ può disconnettere l’integrazione WhatsApp nelle impostazioni della piattaforma. Dopo la disconnessione, TalentoHQ smetterà di ricevere nuovi webhook da quell’account e cancellerà i token e i dati tecnici dell’integrazione secondo le proprie procedure interne e l’accordo sul trattamento dei dati, fatti salvi i periodi di conservazione previsti dalla legge.

Dati conservati da Meta / WhatsApp

La cancellazione dai sistemi di TalentoHQ non comporta automaticamente la cancellazione dei dati conservati in modo autonomo da Meta o WhatsApp. Per esercitare i tuoi diritti direttamente nei confronti di Meta/WhatsApp, devi utilizzare gli strumenti che queste piattaforme mettono a disposizione degli utenti.

Dati di contatto del titolare del trattamento

Laboratorio Web Soluciones, S.L. (TalentoHQ)
Codice fiscale B13704515
Avd. de Burgos, 56, 3B, 26007 Logroño (La Rioja), Spagna
info@talentohq.com

14 - Modifiche

TalentoHQ può modificare la presente Informativa sulla privacy per adeguarla a cambiamenti normativi, tecnici o funzionali.

La versione vigente sarà sempre disponibile sul sito.

Quando le modifiche incidono in modo sostanziale sul trattamento dei dati personali, TalentoHQ potrà informare gli utenti dell’aggiornamento per via elettronica o mediante un avviso sulla piattaforma.