Des de l'abril de 2021, totes les empreses a Espanya —sense importar-ne la mida— estan obligades a tenir un registre retributiu actualitzat. No és opcional, no hi ha excepcions pel nombre d'empleats i les sancions poden arribar als 225.018 euros en els supòsits més greus. Si l'empresa encara no té un registre retributiu ben estructurat, o el té però no sap si compleix tots els requisits legals, aquest article explica exactament què cal i com aconseguir-ho.
Què diu la llei: RD 902/2020 i RD 901/2020
La normativa espanyola sobre igualtat retributiva s'articula en dos reials decrets que treballen de manera complementària:
Reial decret 902/2020 estableix les obligacions de transparència salarial. L'objectiu és garantir la igualtat de retribució entre dones i homes per treballs d'igual valor. Obliga totes les empreses a mantenir un registre retributiu que inclogui els valors mitjans de salaris, complements salarials i percepcions extrasalarials, desagregats per sexe i distribuïts per grups professionals.
Reial decret 901/2020 regula els plans d'igualtat. Les empreses amb 50 empleats o més han d'elaborar i registrar un pla d'igualtat que inclogui una auditoria retributiva completa. Aquest pla té una vigència màxima de quatre anys i s'ha de registrar al REGCON.
La combinació d'ambdós decrets crea un sistema en què la transparència salarial no és només un exercici administratiu, sinó una eina per detectar i corregir les bretxes de gènere en la retribució.
Què ha de contenir el registre retributiu
El registre retributiu ha de reflectir de manera clara i estructurada tota la informació salarial de la plantilla. La llei exigeix que inclogui:
Valors mitjans i medianes. Per a cada grup professional, categoria o lloc de treball equivalent, has de calcular tant la mitjana aritmètica com la mediana de les retribucions, separades per sexe.
Desglossament per tipus de retribució. No n'hi ha prou de mostrar el salari total. La normativa exigeix separar tres categories segons l'article 28.2 de l'Estatut dels Treballadors:
- Salari base. La retribució fixada per unitat de temps segons el conveni col·lectiu o el contracte individual.
- Complements salarials. Inclou complements personals —antiguitat, titulació i idiomes—, de lloc —nocturnitat, perillositat i tornicitat—, per rendiment —incentius, comissions i primes— i hores extraordinàries.
- Percepcions extrasalarials. Dietes, plus de transport, tiquets restaurant, assegurances mèdiques, plans de pensions i similars.
Justificació de la bretxa retributiva. En les empreses obligades a fer una auditoria retributiva, el registre ha d'incloure una justificació quan la mitjana aritmètica o la mediana de les retribucions totals d'un sexe sigui superior, com a mínim, en un 25% a la de l'altre. Aquesta justificació s'ha de basar en criteris no relacionats amb el sexe: diferències d'antiguitat, valoracions de llocs diferents, complements per rendiment individual, etc.
El catàleg de conceptes salarials: la base de tot
Un dels errors més comuns és intentar crear el registre retributiu sense haver definit prèviament una estructura clara de conceptes salarials. Si cada contracte té els salaris definits de manera diferent o si barreges conceptes que haurien d'estar separats, el registre resultant serà inconsistent i difícil de justificar davant d'una inspecció.
La normativa espanyola de nòmines utilitza una codificació estàndard que distingeix entre conceptes subjectes a cotització a la Seguretat Social i conceptes exempts:
Codis 001-199 corresponen a conceptes que cotitzen a la Seguretat Social: salari base, complements personals, complements de lloc, incentius, hores extres i pagues extraordinàries.
Codis 200-299 corresponen a percepcions extrasalarials, moltes exemptes de cotització fins a determinats límits legals. Per exemple, els tiquets restaurant estan exempts fins a 11 euros per dia laborable, l'assegurança mèdica de l'empleat fins a 500 euros anuals o el quilometratge fins a 0,19 euros per quilòmetre.
Tenir un catàleg estructurat amb aquesta codificació no només facilita el compliment legal, sinó que simplifica la integració amb programes de nòmines com A3, Sage o Nominaplus.
Obligacions segons la mida de l'empresa
Les obligacions varien significativament segons el nombre d'empleats:
Totes les empreses han de mantenir un registre retributiu actualitzat anualment, accessible per als representants dels treballadors i disponible per a la Inspecció de Treball.
Empreses amb 50 empleats o més tenen obligacions addicionals. Han d'elaborar un pla d'igualtat que inclogui una auditoria retributiva completa, amb diagnòstic de la situació, objectius d'igualtat, mesures correctores, calendari d'aplicació i indicadors de seguiment. Aquest pla s'ha de registrar al REGCON i té una vigència màxima de quatre anys.
Empreses obligades a fer una auditoria retributiva han d'incloure al registre la justificació documental quan es doni el llindar del 25% establert per la normativa.
Com TalentoHQ t'ajuda a complir la normativa
TalentoHQ inclou un mòdul complet de gestió retributiva dissenyat específicament per complir els requisits del RD 902/2020 i el RD 901/2020. No cal ser expert en legislació laboral ni dedicar hores a crear fulls de càlcul: el sistema fa la feina més feixuga. Pots veure amb detall totes les eines a la nostra pàgina d'igualtat salarial.
Catàleg de conceptes salarials preconfigurat
En activar el mòdul, TalentoHQ crea automàticament un catàleg amb més de 100 conceptes salarials estàndard, organitzats segons la codificació oficial espanyola:
- Salari base en les variants mensual, diària i per hora.
- Complements personals com antiguitat, triennis, quinquennis, plus de titulació, plus d'idiomes i complements ad personam.
- Complements de lloc, incloent-hi nocturnitat, tornicitat, perillositat, penositat, toxicitat, responsabilitat, disponibilitat i treball en festius.
- Complements per rendiment com incentius, comissions, primes de producció, primes per objectius i participació en beneficis.
- Hores extraordinàries diferenciades entre normals, per força major, festius i nocturnes.
- Pagues extraordinàries amb suport per al prorrateig mensual.
- Percepcions extrasalarials com dietes, quilometratge, tiquets restaurant, xecs guarderia, assegurances mèdiques i plans de pensions.
Cada concepte inclou la categoria legal, la freqüència de pagament i si està subjecte a cotització, cosa que permet generar automàticament els desglossaments que exigeix la llei.
Control de límits d'exempció
El sistema coneix els límits legals d'exempció per a cada concepte extrasalarial i t'avisa quan un import els supera. Per exemple, si assignes un tiquet restaurant de 15 euros diaris, TalentoHQ t'indicarà que l'excés sobre 11 euros tributa com a rendiment del treball. Això t'ajuda a optimitzar la retribució flexible dels empleats sense sorpreses fiscals.
Generació automàtica del registre retributiu
Amb un sol clic, TalentoHQ genera el registre retributiu anual amb totes les dades que exigeix la normativa:
- Agrupació per categoria professional. El sistema utilitza l'estructura de grups professionals, famílies de llocs i nivells que ja tens configurada a l'organigrama.
- Càlcul de mitjanes i medianes. Per a cada grup i cada tipus de retribució —base, complements i extrasalarials—, calcula automàticament els valors mitjans i les medianes per sexe.
- Detecció de bretxes. Identifica les diferències que superen el 20% —avís— i, quan és aplicable una auditoria retributiva, les del 25% que requereixen justificació, i les marca visualment a l'informe.
- Històric per anys. Manté els registres d'anys anteriors perquè puguis demostrar l'evolució i les mesures correctores aplicades.
Sistema d'alertes proactiu
No has de recordar quan toca actualitzar el registre. TalentoHQ t'avisa automàticament quan:
- El registre té més de 10 mesos d'antiguitat i s'acosta el moment de renovar-lo.
- Es detecta una diferència que pot requerir revisió segons el llindar legal aplicable.
- Falta la justificació documental necessària quan és exigible.
- El pla d'igualtat és a prop de caducar, si l'empresa està obligada a tenir-ne.
- Cal fer l'auditoria retributiva.
Valoració de llocs de treball
Per justificar diferències salarials entre llocs, la llei exigeix que la valoració es basi en criteris objectius. TalentoHQ inclou un sistema de puntuació amb quatre factors, tal com estableix l'article 28.1 de l'Estatut dels Treballadors:
- Formació. Nivell educatiu i qualificacions requerides per al lloc.
- Experiència. Anys d'experiència professional necessaris.
- Responsabilitat. Nivell d'autonomia, supervisió d'equips i presa de decisions.
- Condicions de treball. Penositat, perillositat, ambient físic i esforç requerit.
Aquesta valoració objectiva és la base per demostrar que dos llocs amb retribucions diferents tenen efectivament un valor diferent per a l'organització.
Beneficis de digitalitzar la gestió retributiva
Més enllà del compliment legal, estructurar correctament la informació salarial té avantatges operatius importants:
Transparència interna. Els empleats poden entendre exactament com es compon la retribució, quins complements reben i per què. Això redueix les consultes al departament de recursos humans i millora la percepció d'equitat.
Preparació per a inspeccions. Quan la Inspecció de Treball sol·licita el registre retributiu, el pots generar en segons amb tota la informació requerida. No cal recopilar dades de múltiples fonts ni improvisar justificacions.
Base per a negociacions. Tenir una estructura salarial clara facilita les converses sobre revisions salarials, promocions i noves contractacions. Pots comparar objectivament la retribució d'un lloc amb altres de similars dins de l'organització.
Integració amb nòmines. La codificació estàndard permet exportar les dades al programa de nòmines o importar-ne la informació, evitant duplicats i errors de transcripció.
Detecció primerenca de problemes. El sistema d'alertes permet identificar bretxes salarials abans que es converteixin en un problema legal o de clima laboral.
Sancions per incompliment
La Llei d'infraccions i sancions en l'ordre social estableix multes significatives per a les empreses que no compleixin les obligacions d'igualtat retributiva:
- Infraccions lleus —fins a 7.500 euros—: no tenir el registre retributiu actualitzat o no facilitar-lo als representants dels treballadors.
- Infraccions greus —de 7.501 a 37.500 euros—: discriminació salarial per raó de sexe o no elaborar el pla d'igualtat quan és obligatori.
- Infraccions molt greus —de 37.501 a 225.018 euros—: discriminació salarial reiterada o que afecti un nombre significatiu de treballadors.
A més, les empreses sancionades poden perdre l'accés a bonificacions en les cotitzacions a la Seguretat Social i quedar excloses de contractes amb l'Administració pública.
Com començar
Implementar un sistema de gestió retributiva no ha de ser complicat. Amb TalentoHQ, el procés és senzill:
- Activa el mòdul de retribucions a la configuració del compte o contacta amb el nostre departament de suport perquè te l'activi.
- Revisa el catàleg de conceptes i afegeix o modifica els que siguin específics del conveni col·lectiu.
- Assigna els conceptes salarials a cada contracte, desglossant la retribució en els components.
- Genera el primer registre retributiu i revisa si hi ha bretxes que requereixin atenció.
- Configura les alertes perquè el sistema t'avisi dels terminis i llindars rellevants.
Tot el procés es pot completar en una tarda i, a partir d'aquí, el sistema manté la informació actualitzada automàticament.
Conclusió
El registre retributiu no és només una obligació legal: és una eina per garantir l'equitat salarial a l'organització i protegir-se davant de possibles reclamacions. Tenir una estructura clara de conceptes salarials, amb la codificació correcta i els desglossaments que exigeix la llei, permet complir la normativa sense dedicar hores a tasques administratives.
Et convidem a provar TalentoHQ de manera gratuïta durant 14 dies per comprovar com el mòdul de gestió retributiva simplifica el compliment del RD 902/2020. Si prefereixes veure el sistema en funcionament abans de provar-lo, també pots sol·licitar una demostració personalitzada on et mostrarem com generar el registre retributiu en minuts. I si vols conèixer totes les funcionalitats del mòdul d'igualtat salarial, visita la pàgina dedicada.
Referències legals:
- Reial decret 902/2020 d'igualtat retributiva entre dones i homes
- Reial decret 901/2020 pel qual es regulen els plans d'igualtat
- Article 28 de l'Estatut dels Treballadors sobre igualtat de remuneració per raó de sexe