Desde abril de 2021, todas las empresas en España —sin importar su tamaño— están obligadas a tener un registro retributivo actualizado. No es opcional, no hay excepciones por número de empleados, y las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 187.515 euros en casos graves. Si tu empresa todavía no tiene un registro retributivo bien estructurado, o si lo tienes pero no sabes si cumple con todos los requisitos legales, este artículo te explica exactamente qué necesitas y cómo conseguirlo.
Qué dice la ley: RD 902/2020 y RD 901/2020
La normativa española sobre igualdad retributiva se articula en dos Reales Decretos que trabajan de forma complementaria:
Real Decreto 902/2020 establece las obligaciones de transparencia salarial. Su objetivo es garantizar la igualdad de retribución entre mujeres y hombres por trabajos de igual valor. Obliga a todas las empresas a mantener un registro retributivo que incluya los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales.
Real Decreto 901/2020 regula los planes de igualdad. Las empresas con 50 o más empleados deben elaborar y registrar un plan de igualdad que incluya una auditoría retributiva completa. Este plan tiene una vigencia máxima de cuatro años y debe registrarse en el REGCON.
La combinación de ambos decretos crea un sistema donde la transparencia salarial no es solo un ejercicio administrativo, sino una herramienta para detectar y corregir las brechas de género en la retribución.
Qué debe contener el registro retributivo
El registro retributivo debe reflejar de forma clara y estructurada toda la información salarial de la plantilla. La ley exige que incluya:
Valores medios y medianas. Para cada grupo profesional, categoría o puesto de trabajo equivalente, debes calcular tanto la media aritmética como la mediana de las retribuciones, separadas por sexo.
Desglose por tipo de retribución. No basta con mostrar el salario total. La normativa exige separar tres categorías según el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores:
- Salario base. La retribución fijada por unidad de tiempo según convenio colectivo o contrato individual.
- Complementos salariales. Incluye complementos personales (antigüedad, titulación, idiomas), de puesto (nocturnidad, peligrosidad, turnicidad), por rendimiento (incentivos, comisiones, bonus) y horas extraordinarias.
- Percepciones extrasalariales. Dietas, plus transporte, tickets restaurante, seguros médicos, planes de pensiones y similares.
Brecha salarial por categoría. Cuando la diferencia entre la retribución media de hombres y mujeres supere el 25% en cualquier categoría, la empresa debe incluir una justificación objetiva en el registro. Esta justificación debe basarse en criterios no relacionados con el sexo: diferencias de antigüedad, valoraciones de puestos distintas, complementos por rendimiento individual, etc.
El catálogo de conceptos salariales: la base de todo
Uno de los errores más comunes es intentar crear el registro retributivo sin tener previamente definida una estructura clara de conceptos salariales. Si cada contrato tiene los salarios definidos de forma diferente, o si mezclas conceptos que deberían estar separados, el registro resultante será inconsistente y difícil de justificar ante una inspección.
La normativa española de nóminas utiliza una codificación estándar que distingue entre conceptos sujetos a cotización a la Seguridad Social y conceptos exentos:
Códigos 001-199 corresponden a conceptos que cotizan a la Seguridad Social: salario base, complementos personales, complementos de puesto, incentivos, horas extras y pagas extraordinarias.
Códigos 200-299 corresponden a percepciones extrasalariales, muchas de ellas exentas de cotización hasta ciertos límites legales. Por ejemplo, los tickets restaurante están exentos hasta 11 euros por día laborable, el seguro médico del empleado hasta 500 euros anuales, o el kilometraje hasta 0,19 euros por kilómetro.
Tener un catálogo estructurado con esta codificación no solo facilita el cumplimiento legal, sino que simplifica la integración con programas de nóminas como A3, Sage o Nominaplus.
Obligaciones según el tamaño de la empresa
Las obligaciones varían significativamente según el número de empleados:
Todas las empresas deben mantener un registro retributivo actualizado anualmente, accesible para los representantes de los trabajadores y disponible para la Inspección de Trabajo.
Empresas con 50 o más empleados tienen obligaciones adicionales. Deben elaborar un plan de igualdad que incluya una auditoría retributiva completa, con diagnóstico de la situación, objetivos de igualdad, medidas correctoras, calendario de aplicación e indicadores de seguimiento. Este plan debe registrarse en el REGCON y tiene una vigencia máxima de cuatro años.
Empresas con más de 50 empleados donde la brecha supere el 25% en alguna categoría deben justificar documentalmente que la diferencia responde a criterios objetivos no relacionados con el sexo.
Cómo TalentoHQ te ayuda a cumplir con la normativa
TalentoHQ incluye un módulo completo de gestión retributiva diseñado específicamente para cumplir con los requisitos del RD 902/2020 y RD 901/2020. No necesitas ser experto en legislación laboral ni dedicar horas a crear hojas de cálculo: el sistema hace el trabajo pesado por ti.
Catálogo de conceptos salariales preconfigurado
Al activar el módulo, TalentoHQ crea automáticamente un catálogo con más de 100 conceptos salariales estándar, organizados según la codificación oficial española:
- Salario base en sus variantes mensual, diaria y por hora.
- Complementos personales como antigüedad, trienios, quinquenios, plus titulación, plus idiomas y complementos ad personam.
- Complementos de puesto incluyendo nocturnidad, turnicidad, peligrosidad, penosidad, toxicidad, responsabilidad, disponibilidad y trabajo en festivos.
- Complementos por rendimiento como incentivos, comisiones, primas de producción, bonus por objetivos y participación en beneficios.
- Horas extraordinarias diferenciando entre normales, por fuerza mayor, festivos y nocturnas.
- Pagas extraordinarias con soporte para prorrateo mensual.
- Percepciones extrasalariales como dietas, kilometraje, tickets restaurante, cheques guardería, seguros médicos y planes de pensiones.
Cada concepto incluye su categoría legal, frecuencia de pago y si está sujeto a cotización, lo que permite generar automáticamente los desgloses que exige la ley.
Control de límites de exención
El sistema conoce los límites legales de exención para cada concepto extrasalarial y te avisa cuando un importe los supera. Por ejemplo, si asignas un ticket restaurante de 15 euros diarios, TalentoHQ te indicará que el exceso sobre 11 euros tributa como rendimiento del trabajo. Esto te ayuda a optimizar la retribución flexible de tus empleados sin sorpresas fiscales.
Generación automática del registro retributivo
Con un solo clic, TalentoHQ genera el registro retributivo anual con todos los datos que exige la normativa:
- Agrupación por categoría profesional. El sistema utiliza la estructura de grupos profesionales, familias de puestos y niveles que ya tienes configurada en tu organigrama.
- Cálculo de medias y medianas. Para cada grupo y cada tipo de retribución (base, complementos, extrasalariales), calcula automáticamente los valores medios y medianas por sexo.
- Detección de brechas. Identifica las categorías donde la diferencia supera el 20% (aviso) o el 25% (requiere justificación) y las marca visualmente en el informe.
- Histórico por años. Mantiene los registros de años anteriores para que puedas demostrar la evolución y las medidas correctoras aplicadas.
Sistema de alertas proactivo
No tienes que acordarte de cuándo toca actualizar el registro. TalentoHQ te avisa automáticamente cuando:
- El registro tiene más de 10 meses de antigüedad y se acerca el momento de renovarlo.
- Se detecta una brecha superior al umbral legal en alguna categoría.
- Falta la justificación documental para una brecha que la requiere.
- El plan de igualdad está próximo a expirar (empresas de 50+ empleados).
- Es necesario realizar la auditoría retributiva.
Valoración de puestos de trabajo
Para justificar diferencias salariales entre puestos, la ley exige que la valoración se base en criterios objetivos. TalentoHQ incluye un sistema de puntuación con cuatro factores, tal como establece el artículo 28.1 del Estatuto de los Trabajadores:
- Formación. Nivel educativo y cualificaciones requeridas para el puesto.
- Experiencia. Años de experiencia profesional necesarios.
- Responsabilidad. Nivel de autonomía, supervisión de equipos y toma de decisiones.
- Condiciones de trabajo. Penosidad, peligrosidad, ambiente físico y esfuerzo requerido.
Esta valoración objetiva es la base para demostrar que dos puestos con retribuciones diferentes tienen efectivamente un valor distinto para la organización.
Beneficios de digitalizar la gestión retributiva
Más allá del cumplimiento legal, estructurar correctamente la información salarial tiene ventajas operativas importantes:
Transparencia interna. Los empleados pueden entender exactamente cómo se compone su retribución, qué complementos reciben y por qué. Esto reduce las consultas al departamento de recursos humanos y mejora la percepción de equidad.
Preparación para inspecciones. Cuando la Inspección de Trabajo solicita el registro retributivo, puedes generarlo en segundos con toda la información requerida. No hay que recopilar datos de múltiples fuentes ni improvisar justificaciones.
Base para negociaciones. Tener una estructura salarial clara facilita las conversaciones sobre revisiones salariales, promociones y nuevas contrataciones. Puedes comparar objetivamente la retribución de un puesto con otros similares en la organización.
Integración con nóminas. La codificación estándar permite exportar los datos a tu programa de nóminas o importar la información desde él, evitando duplicidades y errores de transcripción.
Detección temprana de problemas. El sistema de alertas te permite identificar brechas salariales antes de que se conviertan en un problema legal o de clima laboral.
Sanciones por incumplimiento
La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece multas significativas para las empresas que no cumplan con las obligaciones de igualdad retributiva:
- Infracciones leves (hasta 7.500 euros): no tener el registro retributivo actualizado o no facilitarlo a los representantes de los trabajadores.
- Infracciones graves (de 7.501 a 37.500 euros): discriminación salarial por razón de sexo, no elaborar el plan de igualdad cuando es obligatorio.
- Infracciones muy graves (de 37.501 a 225.018 euros): discriminación salarial reiterada o que afecte a un número significativo de trabajadores.
Además, las empresas sancionadas pueden perder el acceso a bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social y quedar excluidas de contratos con la Administración Pública.
Cómo empezar
Implementar un sistema de gestión retributiva no tiene por qué ser complicado. Con TalentoHQ, el proceso es sencillo:
- Activa el módulo de retribuciones en la configuración de tu cuenta o contacta con nuestro departamento de soporte para que te lo activemos.
- Revisa el catálogo de conceptos y añade o modifica los que sean específicos de tu convenio colectivo.
- Asigna los conceptos salariales a cada contrato, desglosando la retribución en sus componentes.
- Genera tu primer registro retributivo y revisa si hay brechas que requieran atención.
- Configura las alertas para que el sistema te avise de los plazos y umbrales relevantes.
Todo el proceso puede completarse en una tarde, y a partir de ahí el sistema mantiene la información actualizada automáticamente.
Conclusión
El registro retributivo no es solo una obligación legal: es una herramienta para garantizar la equidad salarial en tu organización y protegerte ante posibles reclamaciones. Tener una estructura clara de conceptos salariales, con la codificación correcta y los desgloses que exige la ley, te permite cumplir con la normativa sin dedicar horas a tareas administrativas.
Te invitamos a probar TalentoHQ de forma gratuita durante 30 días para comprobar cómo el módulo de gestión retributiva simplifica el cumplimiento del RD 902/2020. Si prefieres ver el sistema en funcionamiento antes de probarlo, también puedes solicitar una demostración personalizada donde te mostraremos cómo generar tu registro retributivo en minutos.
Referencias legales:
- Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva entre mujeres y hombres
- Real Decreto 901/2020 por el que se regulan los planes de igualdad
- Artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores sobre igualdad de remuneración por razón de sexo