Arbejdstidsregistrering er den daglige note om, hvornår hver persons arbejdsdag starter og slutter. Siden maj 2019 skal enhver virksomhed i Spanien med lønmodtagere føre den.
I denne guide ser du, hvad den spanske lov kræver i dag, hvad du bør beslutte, før du går i gang, og hvordan du fører registreringen dag for dag i TalentoHQ, fra vagtplanen til eksporten.
Hvad er arbejdstidsregistrering, og hvad skal den indeholde
Arbejdstidsregistreringen er den daglige registrering med det konkrete start- og sluttidspunkt for hver medarbejders arbejdsdag. Hvis du er selvstændig og ansætter nogen, registreres den persons arbejdsdag også.
Vagtplanen er det, du planlægger. Registreringen er det, der faktisk sker hver dag. Når du sammenligner begge, ser du dage med flere eller færre timer end planlagt.
Registreringen omfatter:
- Start- og sluttid for hver persons arbejdsdag, hver dag.
- Ved deltidsansættelser: registrering dag for dag og et månedligt sammendrag, der gives sammen med lønsedlen.
- Ved overarbejde: registrering dag for dag, summeret i lønperioden, med en kopi af sammendraget på lønsedlen.
Hvad er obligatorisk i Spanien i dag, og hvad er under behandling
Artikel 34.9 i den spanske arbejdstagerlov (Estatuto de los Trabajadores) fastsætter i dag disse pligter:
- Føre en daglig registrering af arbejdstiden.
- Organisere og dokumentere den via kollektiv overenskomst, virksomhedsaftale eller, hvis det mangler, virksomhedens beslutning efter høring af medarbejderrepræsentationen.
- Opbevare registreringerne i fire år.
- Have dem til rådighed for medarbejderne, deres legale repræsentation og det spanske arbejdstilsyn (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
Artiklen fastsætter ikke et bestemt format. Det afgørende er en daglig registrering, der afspejler den reelle arbejdsdag og er tilgængelig, når nogen beder om den.
Pr. 2. november 2026 behandler det spanske arbejdsministerium (Ministerio de Trabajo y Economía Social) et udkast til kongelig anordning, der udbygger arbejdstagerloven om arbejdstidsregistrering. Ministerrådet godkendte hastebehandling den 30. september 2025. Teksten i offentlig høring i oktober 2025 foreslog en daglig registrering med digitale midler, og teksten kan ændre sig før godkendelse. På den dato er udkastet ikke godkendt af Ministerrådet og ikke offentliggjort i BOE, så det obligatoriske i dag er det, dette afsnit beskriver. Du kan følge status for reglen i den artikel (på spansk).
Før du går i gang: seks beslutninger til dit system
- Hvem registrerer, og hvordan. Hver person noterer start og slut på arbejdsdagen. Vælg metode efter job: computer, mobil eller en delt enhed på arbejdspladsen.
- Pauser. Ministeriets vejledning anbefaler at registrere dem, så registreringen afspejler den reelle arbejdstid.
- Rettelser. Beslut, hvem der kan rette en post, og bed altid om grunden til ændringen.
- Gennemgang. Beslut, hvem der gennemgår registreringen, og sæt en fast rytme, der passer til dit team.
- Dokumentation. Skriv ned, hvordan registreringen virker. Følg din overenskomst eller virksomhedsaftale. Hvis der ingen er, beslutter virksomheden efter høring af den legale repræsentation. Hvis der ikke er nogen repræsentation, så spørg din rådgiver, hvordan du dokumenterer det.
- Kommunikation. Forklar teamet, hvordan man registrerer, hvor man ser sine timer, og hvem man beder om en rettelse. Hvis du bruger lokation, så aktivér den kun, hvor det er nødvendigt, og informér teamet.
Trin 1 i TalentoHQ: opret vagtplanen og tildel den
I TalentoHQ starter arbejdstidsregistreringen med en vagtplan, som hver person får tildelt. Du opretter en vagtplan med ugens timer og tildeler den fra personens profil. Med en vagtplan for dagen kan personen starte sin aktivitet fra Start.
Trin 2: hver person registrerer start og slut på dagen
På Start ser hver person dagens vagtplan, starter sin aktivitet, når arbejdsdagen begynder, og stopper den, når den slutter. TalentoHQ beder kun om lokation, når kontoret kræver det.
Hvis teamet stempler på en delt enhed på arbejdspladsen, bruger hver person sin egen adgangskode på siden til hurtig stempling. Koden identificerer én person, så giv den privat. Man kan stemple fra browseren, mobilen, med QR-kode eller på en delt tablet.
Trin 3: gennemgå ugen og ret med begrundelse
I aktivitetsrapporten ser du uge for uge eller måned for måned vagtplanen, den registrerede aktivitet og det planlagte for hver dag. Mangler en post, tilføjer du aktiviteten den dag. Skal timer rettes, forklarer du grunden, og grunden gemmes i historikken.
Den, der gennemgår teamets registreringer, løser først åbne poster, overlap og tomme dage og derefter forskelle i forhold til vagtplanen. Når hele måneden er gennemgået, kan du lukke den.
Trin 4: eksportér rapporten, når nogen beder om den
Fra rapporten eksporterer du den periode, du har brug for, til Excel med de felter, du vælger. Så er registreringen klar til din lønrådgiver, til personen eller til arbejdstilsynet, når de beder om den. Alle detaljer om modulet finder du på siden om tidsregistrering.
AI som støtte til arbejdstidsregistrering
Kunstig intelligens gør det lettere at finde information, mens du fører registreringen. Det er stadig personen og den, der gennemgår, som beslutter og tjekker.
En medarbejder kan for eksempel spørge: «Vis mig mine stemplinger fra sidste uge» eller «Start min arbejdsdag i dag, og fortæl mig, om jeg allerede har en åben aktivitet». En ansvarlig kan spørge «Vis mig stemplinger, der afventer gennemgang». En stempling forberedt med AI ligger klar til gennemgang. AI erstatter ikke den gennemgang. AI er valgfri, kan slås fra og faktureres særskilt efter forbrug. Den arbejder altid inden for dine adgangsrettigheder. Læs mere på siden om kunstig intelligens.
Med registreringen ordnet pr. person og pr. dag og med ændringshistorik og rapporter samlet ét sted har du arbejdstiden klar, når den skal gennemgås eller afleveres.
Praktisk information. Tjek din overenskomst, og spørg din arbejdsretlige rådgiver om netop din situation.
Ofte stillede spørgsmål
Er arbejdstidsregistrering obligatorisk?
Ja. Siden maj 2019 kræver artikel 34.9 i den spanske arbejdstagerlov, at virksomheden fører en daglig registrering med start- og sluttid for hver medarbejders arbejdsdag.
Hvilke data skal arbejdstidsregistreringen indeholde?
Det konkrete start- og sluttidspunkt for hver persons arbejdsdag, hver dag. Ved deltid også den månedlige total med en kopi af sammendraget sammen med lønsedlen, og for overarbejde totalen for lønperioden med kopi på lønsedlen. At registrere pauser er en anbefaling i ministeriets vejledning.
Er et papirark eller et Excel-ark nok som arbejdstidsregistrering?
Artikel 34.9 fastsætter ikke et bestemt format. Det vigtige er, at registreringen er daglig, afspejler hver persons reelle arbejdsdag og er tilgængelig, når nogen beder om den. Et digitalt system med ændringshistorik gør alle tre ting lettere.
Hvor længe opbevares registreringen, og hvem kan se den?
Virksomheden opbevarer den i fire år, til rådighed for medarbejderne, deres legale repræsentation og det spanske arbejdstilsyn.
Er digital arbejdstidsregistrering obligatorisk i 2026?
Pr. 2. november 2026 er udkastet til kongelig anordning om digital registrering ikke godkendt og ikke offentliggjort i BOE. Det obligatoriske i dag er den daglige registrering i artikel 34.9, som ikke fastsætter et format. Følg status for reglen.