Si tu empresa todavía ficha en papel o con una hoja de Excel, la nueva normativa de registro de jornada digital 2026 va directa a ti. El borrador del nuevo Real Decreto, en tramitación urgente desde septiembre de 2025, elimina de un plumazo los registros en papel y las hojas de cálculo. A partir de ahora, solo valdrán los sistemas digitales.
Pero el cambio no se queda ahí. Las sanciones dejan de ser por empresa y pasan a ser por cada trabajador afectado, con multas de hasta 10.000 euros por persona. Para una pyme de 50 empleados, una infracción grave podría suponer hasta 375.000 euros.
En este artículo te explicamos qué cambia exactamente, a quién afecta, cuáles son las nuevas sanciones, qué requisitos debe cumplir tu sistema de fichaje y cómo prepararte sin complicaciones.
Qué cambia con el registro de jornada digital en 2026
Desde 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar la jornada de sus trabajadores a través del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Pero esa normativa dejaba libertad de formato: papel, Excel o digital, todo valía.
El nuevo Real Decreto cambia las reglas por completo. Estos son los cambios más importantes:
| Aspecto | Antes (RDL 8/2019) | Ahora (nueva normativa 2026) |
|---|---|---|
| Formato del registro | Papel, Excel o digital | Solo digital — papel y Excel quedan prohibidos |
| Tipo de sanción | Por empresa (colectiva) | Por trabajador (individualizada) |
| Importe de las multas | Hasta 6.250 € por infracción grave | Hasta 7.500 € por trabajador (grave) y 10.000 € por trabajador (muy grave) |
| Requisitos técnicos | Sin especificar | Credenciales individuales, registros inmutables, sello de tiempo digital, acceso remoto para Inspección |
| Acceso de Inspección | Presencial, previa visita | Remoto y en tiempo real |
| Biometría | No regulada específicamente | Excluida por la AEPD (artículo 9 del RGPD) |
Estado actual de la ley: el Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025 y el trámite de audiencia pública se realizó el 9 de octubre. A marzo de 2026, la norma aún no se ha publicado en el BOE, pero todo apunta a que entrará en vigor durante este año. Importante: esta normativa va separada de la reducción de jornada a 37,5 horas, que fue rechazada en el Congreso en septiembre de 2025.
A quién afecta: todas las empresas, sin excepciones
La nueva normativa no distingue entre sectores ni tamaños. Afecta a:
- Todas las empresas privadas, de un solo empleado a grandes corporaciones
- Entidades del sector público
- Autónomos con trabajadores a cargo
- Todo tipo de contratos: indefinidos, temporales, a tiempo parcial, en remoto o presenciales
No hay periodos de gracia diferenciados por tamaño. Tanto una micropyme de 3 personas como una empresa de 200 necesitan un sistema digital conforme. La diferencia está en la complejidad de la solución, no en la obligación.
Las sanciones: ahora por cada trabajador
Este es el cambio que más impacto tiene. Con la normativa actual, una inspección puede sancionar a la empresa con una sola multa. Con la nueva ley, cada trabajador sin registro correcto es una infracción independiente.
Los importes según la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social):
- Infracción leve (errores formales, desorganización puntual): hasta 1.000 €
- Infracción grave (ausencia total de registro, sistema no válido, no conservar datos 4 años): de 1.001 a 7.500 € por trabajador
- Infracción muy grave (falsificación de registros, obstrucción a Inspección): hasta 10.000 € por trabajador
Hagamos cuentas: una empresa de 20 trabajadores con una infracción grave podría enfrentarse a una multa de hasta 150.000 euros. Y en caso de reincidencia en infracciones muy graves, la Inspección puede publicar el nombre de la empresa.
Otro cambio relevante: la Inspección de Trabajo tendrá acceso remoto y en tiempo real a los registros. Ya no se trata de tener los papeles preparados para cuando llegue el inspector. El sistema tiene que estar funcionando, con datos accesibles en cualquier momento.
Qué necesita tu sistema de fichaje para cumplir
La nueva normativa define requisitos técnicos concretos. Tu sistema de control horario digital debe cumplir todos estos puntos:
- Credenciales individuales: cada trabajador ficha con su propio PIN, QR, tarjeta RFID o NFC del móvil. Nada de fichajes compartidos.
- Precisión al minuto: registro exacto de inicio, fin y pausas de cada jornada.
- Registros inmutables y trazables: no se pueden borrar ni modificar entradas. Las correcciones generan una nueva entrada vinculada con un rastro de quién la hizo, cuándo y por qué.
- Sello de tiempo digital: cada fichaje debe llevar una marca de tiempo verificable.
- Acceso remoto: la Inspección de Trabajo y los representantes de los trabajadores deben poder consultar los datos en tiempo real.
- Conservación 4 años: los registros deben almacenarse con integridad garantizada durante cuatro años.
- Registro de horas extra: las horas extra deben quedar registradas junto con su compensación, incluyendo la firma electrónica del trabajador.
Sobre la biometría: si tu empresa usa lectores de huella dactilar o reconocimiento facial para fichar, atención. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha dictaminado que los sistemas biométricos no son válidos para el registro de jornada, basándose en el artículo 9 del RGPD. El motivo: en una relación laboral, el consentimiento del empleado no se considera libre. Esto obligará a muchas empresas a cambiar de sistema.
Cómo adaptarse sin complicaciones
No hace falta esperar a que la norma se publique en el BOE para empezar a prepararte. De hecho, cuanto antes empieces, mejor: adaptarse lleva tiempo y la dirección es inequívoca.
Para facilitar este proceso, TalentoHQ ofrece un sistema de control horario digital que cumple con todos los requisitos de la nueva normativa desde el primer día:
- Fichaje digital con geolocalización: cada empleado ficha desde su móvil con credenciales individuales. Sin hardware adicional, sin instalaciones complicadas. Sabes quién ficha, cuándo y desde dónde.
- Registros inmutables y trazables: todos los fichajes quedan sellados digitalmente. Las correcciones generan un historial completo que cumple con los requisitos de inmutabilidad.
- Informes automáticos listos para Inspección: exporta los registros de los últimos 4 años con un clic. Horas trabajadas, horas extra, ausencias — todo calculado de forma automática y listo para presentar.
- Gestión de ausencias integrada: las vacaciones, permisos y bajas se integran directamente con el control horario, dando una visión completa de la presencia de cada empleado. Descubre cómo funciona la gestión de ausencias.
- Acceso para empleados y representantes: cada trabajador puede consultar su propio registro en cualquier momento desde la app, cumpliendo con el derecho de acceso que exige la ley.
Si ya tienes un sistema de fichaje en papel o en Excel, la transición es más sencilla de lo que piensas. TalentoHQ se configura en minutos y tu equipo puede empezar a fichar el mismo día. Puedes consultar nuestra guía completa de control horario para pymes para ver el proceso paso a paso, o revisar el plazo de adaptación al registro digital para más contexto normativo.
Prepárate ahora, no cuando sea urgente
La nueva ley de registro de jornada digital 2026 trae cambios profundos: solo formato digital, sanciones por trabajador y acceso remoto de la Inspección. Aunque la fecha exacta de entrada en vigor depende de la publicación en el BOE, la dirección es clara y las empresas que se preparen ahora evitarán el estrés de última hora.
El plan Control horario de TalentoHQ incluye control horario digital conforme a la nueva normativa por 1 €/empleado/mes. Fichaje con geolocalización, informes automáticos y todo lo que tu empresa necesita para cumplir sin complicaciones.
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