El registro de jornada de trabajadores es la anotación diaria de cuándo empieza y cuándo termina la jornada de cada persona. Desde mayo de 2019, toda empresa con personas trabajadoras por cuenta ajena debe llevarlo.
En esta guía te explicamos qué pide hoy la ley, qué conviene decidir antes de empezar y cómo llevar el registro día a día en TalentoHQ, desde el horario hasta la exportación.
Qué es el registro de jornada y qué debe incluir
El registro de jornada es el registro diario con la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora. Si eres autónomo y contratas a alguien, la jornada de esa persona también se registra.
El horario previsto es lo que planificas. El registro es lo que ocurre cada día. Al comparar ambos ves los días con más o menos horas de las previstas.
El registro incluye:
- Hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, cada día.
- En contratos a tiempo parcial: registro día a día y resumen mensual que se entrega junto a la nómina.
- En horas extraordinarias: registro día a día, totalizado en el periodo de pago, con copia del resumen en el recibo.
Qué es obligatorio hoy y qué está en tramitación
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores fija hoy estas obligaciones:
- Llevar un registro diario de la jornada.
- Organizarlo y documentarlo mediante convenio colectivo, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El artículo no fija un formato concreto. Lo que importa es un registro diario que refleje la jornada real y esté disponible cuando se pida.
A 2 de noviembre de 2026, el Ministerio de Trabajo y Economía Social tramita un proyecto de real decreto que desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada. El Consejo de Ministros autorizó su tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025. El texto sometido a audiencia pública en octubre de 2025 proponía un registro diario por medios digitales, y ese texto puede cambiar antes de su aprobación. A esa fecha, el proyecto no está aprobado por el Consejo de Ministros ni publicado en el BOE, así que lo obligatorio hoy es lo descrito en este apartado. El estado de la norma se actualiza en ese artículo.
Antes de empezar: cinco decisiones para diseñar tu sistema
- Quién registra y cómo. Cada persona anota el inicio y el fin de su jornada. Elige el método según el puesto: ordenador, móvil o un dispositivo compartido en el centro.
- Correcciones. Decide quién puede corregir una entrada y pide siempre el motivo del cambio.
- Revisión. Define quién revisa el registro y fija una periodicidad que encaje con tu equipo.
- Documentación. Deja por escrito cómo funciona el registro. Sigue tu convenio o acuerdo de empresa. Si no lo hay, la empresa decide tras consultar a la representación legal. Si no hay representación, consulta con tu asesoría cómo documentarlo.
- Comunicación. Explica al equipo cómo registrar, dónde ver sus horas y a quién pedir una corrección. Si usas ubicación, actívala solo donde haga falta e informa al equipo.
Para la lista completa de preparación antes de pasar a un sistema digital, tienes el checklist para pymes.
Paso 1 en TalentoHQ: crea el horario y asígnalo
En TalentoHQ, el registro de jornada parte de un horario de trabajo asignado a cada persona. Creas un horario con las horas de la semana y lo asignas a cada persona desde su ficha. Con un horario para el día, esa persona ya puede iniciar la actividad desde Inicio.
Paso 2: cada persona registra su inicio y su fin de jornada
Cada persona ve en Inicio su horario del día, inicia la actividad al empezar y la detiene al terminar. La ubicación se pide solo cuando la oficina lo requiere.
Si el equipo ficha en un dispositivo compartido del centro, cada persona usa su propio código de acceso en la página de fichaje rápido. Ese código identifica a una sola persona, así que entrégalo de forma privada. El fichaje puede hacerse desde el navegador, el móvil, un código QR o una tablet compartida.
Tienes más información sobre el producto en registro de jornada.
Paso 3: revisa la semana y corrige con motivo
En el informe de actividad ves, semana a semana o mes a mes, el horario, la actividad registrada y lo previsto de cada día. Si falta una entrada, la añades en ese día. Si hay que corregir horas, explicas el motivo del cambio, y ese motivo queda guardado en el historial.
Quien revisa el equipo resuelve primero las entradas abiertas, los solapes y los días vacíos, y después las diferencias respecto al horario. Cuando el mes está revisado, puedes cerrarlo con «Aprobar todo».
Para que el equipo registre su jornada a tiempo, puedes configurar recordatorios para fichar.
Paso 4: exporta el informe cuando te lo pidan
Desde el informe exportas el periodo que necesites en Excel, con los campos que elijas. Así tienes el registro listo para la gestoría, para la persona o para la Inspección cuando lo soliciten. Tienes todo el detalle del módulo en control horario.
La IA como apoyo en el registro de jornada
La inteligencia artificial facilita el acceso a la información mientras mantienes el registro. La persona y quien revisa siguen decidiendo y comprobando.
Una persona del equipo puede pedir, por ejemplo: «Muéstrame mis fichajes de la semana pasada» o «Inicia mi jornada de hoy y avísame si ya tengo una actividad abierta». Quien revisa puede pedir «Muéstrame los fichajes pendientes de revisar». Un fichaje preparado con la IA queda listo para revisión. La IA no sustituye esa revisión. La IA es opcional, se puede desactivar y se factura aparte según el uso. Siempre trabaja dentro de tus permisos. Más detalle en inteligencia artificial.
Con el registro organizado por persona y por día, con historial de cambios e informes en un mismo sitio, tienes la jornada a mano cuando haga falta revisarla o entregarla.
Información práctica. Para tu caso concreto, revisa tu convenio colectivo y consulta con tu asesoría laboral.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro de jornada?
Sí. Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide a la empresa un registro diario con la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora.
¿Qué datos tiene que incluir el registro de jornada?
La hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona, cada día. En contratos a tiempo parcial, además, el total mensual con copia del resumen junto a la nómina, y para las horas extraordinarias, el total del periodo de pago con copia en el recibo. Registrar también las pausas es una recomendación de la guía del Ministerio.
¿Vale una hoja de papel o un Excel como registro de jornada?
El artículo 34.9 no fija un formato concreto. Lo importante es que el registro sea diario, refleje la jornada real de cada persona y esté disponible cuando se pida. Un sistema digital con historial de cambios facilita las tres cosas.
¿Cuánto tiempo se conserva el registro y quién puede consultarlo?
La empresa lo conserva durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Es obligatorio el registro horario digital en 2026?
A 2 de noviembre de 2026, el proyecto de real decreto que propone el registro por medios digitales no está aprobado ni publicado en el BOE. Lo obligatorio hoy es el registro diario del artículo 34.9, que no fija un formato. Sigue el estado de la norma.