Un flujo de aprobación dice quién decide cada solicitud y permite a la persona seguirla hasta que hay una respuesta. En TalentoHQ conviertes esa política en reglas activas para cada tipo de solicitud de tu empresa, de las vacaciones a los gastos o las órdenes de compra.
Aquí verás cómo pasar de la frase de tu política a una regla activa: a quién se aplica, quién decide, cómo la pruebas en borrador y cómo la mantienes cuando el equipo cambia. En gestión del tiempo ya puedes definir procesos de aprobación por empresa, centro, equipo o empleado, con responsables concretos o roles genéricos.
Escribe tu política en una frase por tipo de solicitud
Empieza con una frase clara que cualquiera del equipo entienda, por ejemplo sobre quién aprueba las vacaciones.
Dos ejemplos: «las ausencias las aprueba el responsable directo» y «los gastos los aprueban el responsable directo y finanzas». Si la frase es concreta, la regla también lo será.
Crea una regla para cada tipo de solicitud
Crea una regla por cada tipo de solicitud que quieras controlar.
Puedes cubrir ausencias, fichajes, cambios de horario, gastos, tareas, órdenes de compra, presupuestos, cursos y evaluaciones o encuestas. Nombra la regla por el proceso («Aprobación de gastos»), no por una persona. La regla se guarda como borrador y no cambia nada hasta que la activas desde la revisión, con al menos un responsable válido. Cada regla puede estar activa, en borrador o en «necesita atención», el estado que aparece cuando a una regla activa le falta algo. Tienes el detalle de cada módulo en ausencias y gastos.
Decide a quién se aplica cada regla
Define el alcance de cada regla para que coincida con tu política. Por defecto cubre a todo el equipo.
Si hay más de una regla activa para el mismo tipo, TalentoHQ te avisa y mantiene la prioridad entre la regla específica y la general.
Elige responsables por su papel en la organización
Elige quién decide según el papel en la estructura, o una persona concreta cuando el rol es estable.
Puedes usar responsable directo, cualquier superior, responsable de equipo o responsable de oficina. Esos papeles salen de la ficha de quien pide: mantén al día el responsable, el equipo y la oficina de cada persona. Una persona específica encaja bien en funciones estables como finanzas o compras. Todas las personas responsables tienen que aprobar, en cualquier orden. Las condiciones no son pasos sucesivos. Un solo rechazo deja la solicitud rechazada.
Reserva el cierre directo para quien tiene la última palabra
Puedes permitir que una persona responsable cierre la solicitud por sí sola. Sigue siendo una decisión de una persona, así que resérvalo para quien de verdad tiene la última palabra.
Cuando haga falta, las personas con rol de administración también pueden decidir.
Prueba la regla con una solicitud real antes de activarla
Comprueba la regla con una solicitud real antes de activarla.
Repasa esta lista con la solicitud de una persona del grupo:
- La regla se aplica al grupo correcto.
- Cada responsable la encuentra y la aprueba.
- Solo deciden las personas que deben decidir.
- Ves qué pasa si alguien la rechaza.
- El cierre directo funciona, si lo tienes activo.
Cuando todo encaje, actívala. Si quieres, repite la prueba con otra oficina o equipo.
Mantén las reglas al día cuando cambia el equipo
Mantén cada regla al día con tu equipo y tu política. Un cambio en una regla activa se aplica al momento.
Antes de editar, mira las solicitudes pendientes, o desactiva la regla, edítala y vuelve a activarla cuando esté lista. En un relevo, actualiza la persona concreta de la regla y prueba una solicitud nueva. Si cambia la política, cierra los casos pendientes y comunica al equipo la fecha de inicio. Guarda por escrito la frase de cada política: si borras una regla, también se borran sus condiciones. Si una regla activa queda incompleta, verás el estado necesita atención.
Lo que ve cada persona mientras se decide
La persona que pide ve si su solicitud está pendiente, aprobada o rechazada, y el comentario cuando hay un rechazo.
Quien aprueba decide con contexto: en ausencias, fechas, documentos y avisos de solapamiento (el solapamiento es un aviso, y la decisión sigue siendo de quien aprueba). En gastos, ve el recibo y el motivo. Cuando una ausencia se aprueba, TalentoHQ puede actualizar el saldo, los calendarios y los informes. Tienes el detalle de ausencias en seguimiento y control de ausencias y vacaciones y el de gastos en control de gastos y dietas.
La IA como apoyo en las aprobaciones
La inteligencia artificial es un asistente opcional, facturado aparte. Acelera el acceso a la información. La decisión sigue siendo de las personas.
Puedes pedir, por ejemplo: «Muéstrame los fichajes pendientes de revisar» o «¿Quién tiene una ausencia aprobada el viernes?». Quien solicita una ausencia puede hacerlo en lenguaje natural, revisar la vista previa y confirmar. Después, la solicitud sigue el flujo normal de aprobación de tu empresa. Cada consulta respeta los permisos, roles y flujos de aprobación de tu empresa. Tienes más detalle en inteligencia artificial.
Crea tus reglas de aprobación en TalentoHQ
Preguntas frecuentes
¿Las personas responsables aprueban en un orden concreto?
No. No son pasos secuenciales: todas las personas responsables tienen que aprobar, en cualquier orden, salvo que hayas permitido a una de ellas cerrar la solicitud por sí sola.
¿Qué pasa si una persona responsable rechaza la solicitud?
La solicitud queda rechazada. Conviene añadir una nota con el motivo para que la persona sepa qué cambiar. En gastos, ese comentario lo ve quien hizo la solicitud.
¿Puedo tener reglas distintas para una oficina o un equipo?
Sí. Cada regla puede aplicarse a todo el equipo o a un grupo concreto. Si hay más de una regla activa para el mismo tipo, TalentoHQ te avisa y mantiene la prioridad entre la regla específica y la general.
¿Qué ocurre si cambio una regla que ya está activa?
El cambio se aplica al momento. Revisa antes las solicitudes pendientes, o desactiva la regla, edítala y vuelve a activarla cuando esté lista.
¿Qué pasa cuando cambia la persona responsable de un equipo?
Si la regla usa un papel (responsable directo, de equipo o de oficina), sigue la estructura actual, así que basta con tener las fichas al día. Si usa una persona concreta, actualiza la regla y prueba una solicitud nueva.