Ein Genehmigungsablauf legt fest, wer über jede Anfrage entscheidet, und lässt die Person den Stand bis zur Antwort verfolgen. In TalentoHQ setzen Sie diese Richtlinie in aktive Regeln für jeden Anfragetyp in Ihrem Unternehmen um, von Abwesenheiten über Spesen bis zu Bestellungen.
Dieser Leitfaden führt Sie von Ihrem Richtliniensatz zu einer aktiven Regel: für wen sie gilt, wer entscheidet, wie Sie sie als Entwurf prüfen und wie Sie sie aktuell halten, wenn sich das Team ändert. Mit dem Zeitmanagement können Sie bereits Genehmigungsprozesse nach Unternehmen, Standort, Team oder Person festlegen, mit konkreten Personen oder generischen Rollen.
Schreiben Sie Ihre Richtlinie in einem Satz pro Anfragetyp
Beginnen Sie mit einem klaren Satz, den jeder im Team versteht, zum Beispiel dazu, wer Urlaub genehmigt.
Zwei Beispiele: «Abwesenheiten genehmigt die direkte Führungskraft» und «Spesen genehmigen die direkte Führungskraft und die Finanzabteilung». Ist der Satz konkret, wird es die Regel auch.
Erstellen Sie eine Regel pro Anfragetyp
Erstellen Sie für jeden Anfragetyp, den Sie steuern möchten, eine eigene Regel.
Sie können Abwesenheiten, Zeiteinträge, Schichtänderungen, Spesen, Aufgaben, Bestellungen, Budgets, Kurse sowie Bewertungen oder Umfragen abdecken. Benennen Sie die Regel nach dem Prozess («Spesengenehmigung»), nicht nach einer Person. Die Regel wird als Entwurf gespeichert und ändert nichts, bis Sie sie prüfen und aktivieren, mit mindestens einer gültigen verantwortlichen Person. Jede Regel hat den Status «Aktiv», «Entwurf» oder «Braucht Aufmerksamkeit». Letzterer erscheint, wenn einer aktiven Regel etwas fehlt. Details zu den Modulen finden Sie unter Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung und im Beitrag Spesen und Verpflegungspauschalen verwalten.
Legen Sie fest, für wen jede Regel gilt
Definieren Sie den Geltungsbereich jeder Regel so, dass er zu Ihrer Richtlinie passt. Standardmäßig gilt sie für das gesamte Team.
Gibt es mehr als eine aktive Regel für denselben Typ, warnt TalentoHQ Sie und behält die Priorität zwischen der spezifischen und der allgemeinen Regel bei.
Wählen Sie Verantwortliche nach ihrer Rolle in der Organisation
Wählen Sie, wer entscheidet, nach ihrer Rolle in der Organisation, oder eine konkrete Person, wenn die Funktion stabil ist.
Sie können die direkte Führungskraft, jede höhere Führungskraft, die Teamverantwortlichen oder die Büroverantwortlichen wählen. Diese Rollen stammen aus dem Profil der anfragenden Person: halten Sie Führungskraft, Team und Büro jeder Person aktuell. Eine spezifische Person passt zu stabilen Funktionen wie Finanzen oder Einkauf. Alle verantwortlichen Personen müssen genehmigen, in beliebiger Reihenfolge. Die Bedingungen sind keine aufeinanderfolgenden Schritte. Schon eine Ablehnung genügt, und die Anfrage ist abgelehnt.
Behalten Sie den direkten Abschluss der Person mit dem letzten Wort vor
Sie können einer verantwortlichen Person erlauben, die Anfrage allein abzuschließen. Es bleibt eine menschliche Entscheidung. Behalten Sie diese Option deshalb der Person vor, die wirklich das letzte Wort hat.
Bei Bedarf können Personen mit einer Administrationsrolle ebenfalls entscheiden.
Prüfen Sie die Regel mit einer echten Anfrage, bevor Sie sie aktivieren
Testen Sie die Regel mit einer echten Anfrage, bevor Sie sie aktivieren.
Gehen Sie diese Liste mit der Anfrage einer Person aus der Gruppe durch:
- Die Regel gilt für die richtige Gruppe.
- Jede verantwortliche Person findet sie und genehmigt sie.
- Nur die Personen entscheiden, die entscheiden sollen.
- Sie sehen, was passiert, wenn jemand ablehnt.
- Der direkte Abschluss funktioniert, wenn er aktiv ist.
Wenn alles passt, aktivieren Sie sie. Wenn Sie möchten, wiederholen Sie den Test mit einem anderen Büro oder Team.
Halten Sie die Regeln aktuell, wenn sich das Team ändert
Halten Sie jede Regel mit Ihrem Team und Ihrer Richtlinie aktuell. Eine Änderung an einer aktiven Regel gilt sofort.
Bevor Sie die Regel bearbeiten, prüfen Sie offene Anfragen, oder deaktivieren Sie die Regel, bearbeiten Sie sie und aktivieren Sie sie wieder, wenn sie bereit ist. Bei einer Übergabe aktualisieren Sie die konkrete Person in der Regel und testen eine neue Anfrage. Ändert sich die Richtlinie, schließen Sie offene Fälle und teilen Sie dem Team das Startdatum mit. Bewahren Sie jeden Richtliniensatz schriftlich auf: wenn Sie eine Regel löschen, werden auch ihre Bedingungen gelöscht. Wird eine aktive Regel unvollständig, erhält sie den Status «Braucht Aufmerksamkeit».
Was jede Person sieht, während entschieden wird
Die anfragende Person sieht, ob die Anfrage ausstehend, genehmigt oder abgelehnt ist, und den Kommentar bei einer Ablehnung.
Wer genehmigt, entscheidet mit Kontext. Bei Abwesenheiten sieht diese Person Daten, Dokumente und Überschneidungshinweise (eine Überschneidung ist ein Hinweis, die Entscheidung bleibt bei der genehmigenden Person). Bei Spesen sieht sie Beleg und Begründung. Wird eine Abwesenheit genehmigt, kann TalentoHQ Saldo, Kalender und Berichte aktualisieren. Mehr dazu lesen Sie in Abwesenheiten und Urlaub verwalten.
KI als Unterstützung bei Genehmigungen
Künstliche Intelligenz ist ein optionaler Assistent und wird separat berechnet. Sie hilft Ihnen, Informationen schneller zu finden. Die Entscheidung bleibt bei den Menschen.
Sie können zum Beispiel fragen: «Welche Zeiteinträge müssen noch geprüft werden?» oder «Wer hat am Freitag eine genehmigte Abwesenheit?». Mitarbeitende können eine Abwesenheit auch in natürlicher Sprache beantragen, die Vorschau prüfen und bestätigen. Danach folgt die Anfrage dem normalen Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens. Jede Abfrage respektiert die Berechtigungen, Rollen und Genehmigungsabläufe Ihres Unternehmens. Mehr dazu unter Künstliche Intelligenz.
Erstellen Sie Ihre Genehmigungsregeln in TalentoHQ
Häufig gestellte Fragen
Entscheiden die verantwortlichen Personen in einer festen Reihenfolge?
Nein. Es sind keine sequenziellen Schritte: alle verantwortlichen Personen müssen genehmigen, in beliebiger Reihenfolge, es sei denn, Sie haben einer von ihnen erlaubt, die Anfrage allein abzuschließen.
Was passiert, wenn eine verantwortliche Person die Anfrage ablehnt?
Die Anfrage wird abgelehnt. Es hilft, eine Notiz mit dem Grund hinzuzufügen, damit die Person weiß, was sie ändern soll. Bei Spesen sieht die einreichende Person diesen Kommentar.
Kann ich unterschiedliche Regeln für ein Büro oder ein Team haben?
Ja. Jede Regel kann für das gesamte Team oder für eine bestimmte Gruppe gelten. Gibt es mehr als eine aktive Regel für denselben Typ, warnt TalentoHQ Sie und behält die Priorität zwischen der spezifischen und der allgemeinen Regel bei.
Was passiert, wenn ich eine bereits aktive Regel ändere?
Die Änderung gilt sofort. Prüfen Sie zuvor offene Anfragen, oder deaktivieren Sie die Regel, bearbeiten Sie sie und aktivieren Sie sie wieder, wenn sie bereit ist.
Was passiert, wenn die verantwortliche Person eines Teams wechselt?
Nutzt die Regel eine Rolle (direkte Führungskraft, Team- oder Büroverantwortliche), folgt sie der aktuellen Struktur. Aktualisierte Profile reichen aus. Nutzt sie eine konkrete Person, aktualisieren Sie die Regel und testen eine neue Anfrage.