Un flux d'aprovació diu qui decideix cada sol·licitud i permet a la persona seguir-la fins que rep una resposta. A TalentoHQ converteixes aquesta política en regles actives per a cada tipus de sol·licitud de la teva empresa, de les vacances a les despeses o les ordres de compra.
Aquesta guia et porta de la frase de la teva política a una regla activa: a qui s'aplica, qui decideix, com la proves en esborrany i com la mantens quan l'equip canvia. A gestió del temps ja pots definir processos d'aprovació per empresa, centre, equip o empleat, amb responsables concrets o rols genèrics.
Escriu la teva política en una frase per tipus de sol·licitud
Comença amb una frase clara que qualsevol de l'equip entengui, per exemple sobre qui aprova les vacances.
Dos exemples: «les absències les aprova el responsable directe» i «les despeses les aproven el responsable directe i finances». Si la frase és concreta, la regla també ho serà.
Crea una regla per a cada tipus de sol·licitud
Crea una regla per a cada tipus de sol·licitud que vulguis controlar.
Pots cobrir absències, fitxatges, canvis d'horari, despeses, tasques, ordres de compra, pressupostos, cursos i avaluacions o enquestes. Anomena la regla pel procés («Aprovació de despeses»), no per una persona. La regla es desa com a esborrany i no canvia res fins que la revises i l'actives, amb almenys un responsable vàlid. Cada regla pot estar activa, en esborrany o en «necessita atenció», l'estat que apareix quan a una regla activa li falta alguna cosa. Tens el detall de cada mòdul a absències i despeses.
Decideix a qui s'aplica cada regla
Defineix l'abast de cada regla perquè coincideixi amb la teva política. Per defecte cobreix tot l'equip.
Si hi ha més d'una regla activa per al mateix tipus, TalentoHQ t'avisa i manté la prioritat entre la regla específica i la general.
Tria responsables pel seu rol a l'organització
Tria qui decideix segons el seu rol a l'organització, o una persona concreta quan el rol és estable.
Pots fer servir el responsable directe, qualsevol superior jeràrquic, el responsable d'equip o el responsable d'oficina. Aquests rols surten de la fitxa de qui fa la sol·licitud: mantén al dia el responsable, l'equip i l'oficina de cada persona. Una persona específica encaixa bé en funcions estables com finances o compres. Totes les persones responsables han d'aprovar, en qualsevol ordre. Les condicions no són passos successius. Amb un sol rebuig, la sol·licitud queda rebutjada.
Reserva el tancament directe per a qui té la darrera paraula
Pots permetre que una persona responsable tanqui la sol·licitud ella sola. Continua sent una decisió humana, així que reserva-ho per a qui de veritat té la darrera paraula.
Quan calgui, les persones amb rol d'administració també poden decidir.
Prova la regla amb una sol·licitud real abans d'activar-la
Comprova la regla amb una sol·licitud real abans d'activar-la.
Repassa aquesta llista amb la sol·licitud d'una persona del grup:
- La regla s'aplica al grup correcte.
- Cada responsable la troba i l'aprova.
- Només decideixen les persones que han de decidir.
- Veus què passa si algú la rebutja.
- El tancament directe funciona, si el tens actiu.
Quan tot encaixi, activa-la. Si vols, repeteix la prova amb una altra oficina o equip.
Mantén les regles al dia quan canvia l'equip
Mantén cada regla al dia amb el teu equip i la teva política. Un canvi en una regla activa s'aplica al moment.
Abans d'editar, revisa les sol·licituds pendents, o desactiva la regla, edita-la i torna a activar-la quan estigui llesta. Quan algú passa el relleu, actualitza la persona concreta de la regla i prova una sol·licitud nova. Si canvia la política, tanca els casos pendents i comunica a l'equip la data d'inici. Desa per escrit la frase de cada política: si esborres una regla, també s'esborren les seves condicions. Si una regla activa queda incompleta, veuràs l'estat «necessita atenció».
El que veu cada persona mentre es decideix
La persona que fa la sol·licitud veu si la seva sol·licitud està pendent, aprovada o rebutjada, i el comentari quan hi ha un rebuig.
Qui aprova decideix amb context. En absències, veu les dates, documents i avisos de solapament (el solapament és un avís, i la decisió continua sent de qui aprova). En despeses, veu el rebut i el motiu. Quan s'aprova una absència, TalentoHQ pot actualitzar el saldo, els calendaris i els informes. Trobaràs més detall a seguiment i control d'absències i vacances i a control de despeses i dietes.
La IA com a suport en les aprovacions
La intel·ligència artificial és un assistent opcional, facturat a part. T'ajuda a trobar la informació més de pressa. La decisió continua sent de les persones.
Pots demanar, per exemple: «Mostra'm els fitxatges pendents de revisar» o «Qui té una absència aprovada el divendres?». Les persones de l'equip també poden demanar una absència en llenguatge natural, revisar la vista prèvia i confirmar. Després, la sol·licitud segueix el flux normal d'aprovació de la teva empresa. Cada consulta respecta els permisos, rols i fluxos d'aprovació de la teva empresa. Més informació a intel·ligència artificial.
Crea les teves regles d'aprovació a TalentoHQ
Preguntes freqüents
Les persones responsables aproven en un ordre concret?
No. No són passos seqüencials: totes les persones responsables han d'aprovar, en qualsevol ordre, llevat que hagis permès a una d'elles tancar la sol·licitud ella sola.
Què passa si una persona responsable rebutja la sol·licitud?
La sol·licitud queda rebutjada. Convé afegir una nota amb el motiu perquè la persona sàpiga què canviar. En despeses, aquest comentari el veu qui ha fet la sol·licitud.
Puc tenir regles diferents per a una oficina o un equip?
Sí. Cada regla es pot aplicar a tot l'equip o a un grup concret. Si hi ha més d'una regla activa per al mateix tipus, TalentoHQ t'avisa i manté la prioritat entre la regla específica i la general.
Què passa si canvio una regla que ja està activa?
El canvi s'aplica al moment. Revisa abans les sol·licituds pendents, o desactiva la regla, edita-la i torna a activar-la quan estigui llesta.
Què passa quan canvia la persona responsable d'un equip?
Si la regla fa servir un rol (responsable directe, d'equip o d'oficina), segueix l'estructura actual, així que n'hi ha prou amb tenir les fitxes al dia. Si fa servir una persona concreta, actualitza la regla i prova una sol·licitud nova.