L'empleat registra una despesa des del mòbil amb el concepte i el total, i pot adjuntar una foto del tiquet o la factura. També pot indicar la categoria i associar-la a una tasca. El justificant queda al costat de la despesa perquè la persona responsable no l'hagi de demanar per correu al final de mes.
L'empresa defineix qui aprova les despeses de cada empleat: una persona concreta, el responsable directe o qui és responsable de l'equip o l'oficina. Durant la revisió pot comprovar el justificant, els impostos, la categoria i la tasca relacionada.
Què queda registrat en cada despesa
El concepte i el total són les dades obligatòries. L'empleat pot afegir el justificant des del mòbil o l'ordinador, triar una categoria i associar la despesa a una tasca perquè tota la informació arribi junta a la revisió.
Qui revisa i aprova
L'empresa pot assignar l'aprovació a una persona concreta, al responsable directe o a qui gestiona l'equip o l'oficina. L'estat de la despesa permet a administració saber si encara està pendent, ha estat aprovada o necessita una correcció.
Informes per data, equip i categoria
Els informes permeten filtrar les despeses per rang de dates, empresa, equip, oficina o categoria i consultar els justificants des del mateix registre.
Un tancament sense fulls paral·lels
Un flux complet acaba quan l'empleat envia la despesa, la persona responsable la revisa i administració en pot consultar l'estat i el justificant. Si falta una dada, corregeix-la en aquest mateix registre; no obris un full paral·lel per «tancar» el mes.