El empleado registra un gasto desde el móvil con concepto y total, y puede adjuntar una foto del tique o la factura. También puede indicar la categoría y el proyecto. El justificante queda junto al gasto para que la persona responsable no tenga que pedirlo por correo al final del mes.
La empresa define quién aprueba los gastos de cada empleado: una persona concreta, su responsable directo o el responsable del equipo u oficina. Durante la revisión puede comprobar justificante, impuestos y categoría, y aplicar límites vinculados al proyecto.
Qué queda registrado en cada gasto
El concepto y el total son los datos obligatorios. El empleado puede añadir el justificante desde el móvil o el ordenador, elegir una categoría y asociar el gasto a un proyecto para que toda la información llegue junta a la revisión.
Quién revisa y aprueba
La empresa puede asignar la aprobación a una persona concreta, al responsable directo o a quien gestiona el equipo o la oficina. El estado del gasto permite a administración saber si sigue pendiente, ha sido aprobado o necesita una corrección.
Informes por fecha, equipo y categoría
Los informes permiten filtrar los gastos por rango de fechas, empresa, equipo, oficina o categoría y consultar los justificantes desde el mismo registro.
Un cierre sin hojas paralelas
Un flujo completo termina cuando el empleado envía el gasto, el responsable lo revisa y administración puede consultar su estado y el justificante. Si falta un dato, corrígelo en ese mismo registro; no abras una hoja paralela para «cerrar» el mes.