Beschäftigte erfassen eine Ausgabe mobil mit Verwendungszweck und Gesamtbetrag und können ein Foto des Belegs oder der Rechnung anhängen. Kategorie und Projekt lassen sich direkt mit angeben. Damit liegt der Nachweis beim Vorgang und muss am Monatsende nicht per E-Mail nachgefordert werden.
Das Unternehmen bestimmt, wer die Ausgaben einer Person genehmigt: eine konkret benannte Person, die direkte Führungskraft oder die Verantwortung für Team beziehungsweise Standort. Bei der Prüfung lassen sich Beleg, Steuerangaben und Kategorie kontrollieren sowie projektbezogene Grenzen berücksichtigen.
Welche Angaben zu einer Ausgabe gehören
Verwendungszweck und Gesamtbetrag sind Pflichtangaben. Die einreichende Person kann den Beleg mobil oder am Computer hinzufügen, eine Kategorie wählen und die Ausgabe einem Projekt zuordnen. So erreicht der vollständige Kontext die prüfende Person in einem Vorgang.
Wer prüft und genehmigt
Die Genehmigung kann einer bestimmten Person, der direkten Führungskraft oder der Team- beziehungsweise Standortverantwortung zugewiesen werden. Am Status erkennt die Verwaltung, ob die Ausgabe noch offen, bereits genehmigt oder zur Korrektur zurückgegeben ist.
Auswertungen nach Zeitraum, Team und Kategorie
Berichte lassen sich nach Zeitraum, Unternehmen, Team, Standort oder Kategorie filtern. Die zugehörigen Belege bleiben aus derselben Erfassung heraus aufrufbar.
Monatsabschluss ohne parallele Tabellen
Der Ablauf ist abgeschlossen, wenn die beschäftigte Person die Ausgabe einreicht, die zuständige Person sie prüft und die Verwaltung Status und Nachweis gemeinsam einsehen kann. Fehlt eine Angabe, wird derselbe Vorgang korrigiert; eine zusätzliche Tabelle für den Monatsabschluss würde erneut getrennte Wahrheiten schaffen.