Die Arbeitszeiterfassung hält jeden Tag fest, wann der Arbeitstag jeder Person beginnt und endet. Seit Mai 2019 muss jedes Unternehmen in Spanien mit Beschäftigten sie führen.
In diesem Leitfaden sehen Sie, was das spanische Recht heute verlangt, was Sie vor dem Start entscheiden und wie Sie die Erfassung Tag für Tag in TalentoHQ führen, vom Arbeitszeitplan bis zum Export.
Was die Arbeitszeiterfassung ist und was sie enthalten muss
Die Arbeitszeiterfassung ist die tägliche Aufzeichnung mit der konkreten Anfangs- und Endzeit des Arbeitstags jeder beschäftigten Person. Wenn Sie selbstständig sind und jemanden einstellen, wird auch deren Arbeitstag erfasst.
Der Arbeitszeitplan ist das, was Sie planen. Die Erfassung ist das, was jeden Tag tatsächlich geschieht. Beim Vergleich sehen Sie Tage mit mehr oder weniger Stunden als geplant.
Die Erfassung umfasst:
- Anfangs- und Endzeit des Arbeitstags jeder Person, jeden Tag.
- Bei Teilzeitverträgen: Erfassung Tag für Tag und eine monatliche Zusammenfassung, die mit der Gehaltsabrechnung übergeben wird.
- Bei Überstunden: Erfassung Tag für Tag, summiert im Abrechnungszeitraum, mit einer Kopie der Zusammenfassung auf der Abrechnung.
Was in Spanien heute Pflicht ist und was noch in Vorbereitung ist
Artikel 34.9 des spanischen Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores) legt heute diese Pflichten fest:
- Eine tägliche Erfassung der Arbeitszeit führen.
- Sie per Tarifvertrag, per Betriebsvereinbarung oder, falls es beides nicht gibt, per Entscheidung des Unternehmens nach Anhörung der gesetzlichen Arbeitnehmervertretung organisieren und dokumentieren.
- Die Aufzeichnungen vier Jahre aufbewahren.
- Sie den Beschäftigten, ihrer gesetzlichen Vertretung und der Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) zur Verfügung halten.
Der Artikel legt kein bestimmtes Format fest. Wichtig ist, dass die Erfassung täglich erfolgt, den realen Arbeitstag widerspiegelt und verfügbar ist, wenn jemand sie anfordert.
Am 2. November 2026 arbeitet das spanische Ministerium für Arbeit und Sozialwirtschaft (Ministerio de Trabajo y Economía Social) am Entwurf eines Königlichen Dekrets, der das Arbeitnehmerstatut bei der Arbeitszeiterfassung konkretisiert. Der Ministerrat hat am 30. September 2025 das Eilverfahren dafür genehmigt. Der Text, der im Oktober 2025 in der öffentlichen Anhörung war, schlug eine tägliche Erfassung mit digitalen Mitteln vor, und dieser Text kann sich vor der Verabschiedung ändern. Zu diesem Datum ist der Entwurf weder vom Ministerrat verabschiedet noch im BOE veröffentlicht, Pflicht ist heute also das, was dieser Abschnitt beschreibt. Den aktuellen Stand der Regelung finden Sie in diesem Artikel.
Bevor Sie starten: sechs Entscheidungen für Ihr System
- Wer erfasst und wie. Jede Person notiert Beginn und Ende des Arbeitstags. Wählen Sie die Methode passend zur Tätigkeit: Computer, Handy oder ein gemeinsames Gerät am Standort.
- Pausen. Der Leitfaden des Ministeriums empfiehlt, sie zu erfassen, damit die Aufzeichnung die reale Arbeitszeit widerspiegelt.
- Korrekturen. Legen Sie fest, wer einen Eintrag korrigieren darf, und verlangen Sie immer den Grund der Änderung.
- Prüfung. Legen Sie fest, wer die Erfassung prüft, und wählen Sie einen festen Rhythmus, der zu Ihrem Team passt.
- Dokumentation. Schreiben Sie auf, wie die Erfassung funktioniert. Folgen Sie Ihrem Tarifvertrag oder Ihrer Betriebsvereinbarung. Fehlt beides, entscheidet das Unternehmen nach Anhörung der gesetzlichen Vertretung. Ohne Vertretung fragen Sie Ihre Arbeitsrechtsberatung, wie Sie es dokumentieren.
- Kommunikation. Erklären Sie dem Team, wie es die Zeit erfasst, wo es seine Stunden sieht und an wen es sich für eine Korrektur wendet. Wenn Sie die Standortabfrage nutzen, aktivieren Sie sie nur dort, wo sie nötig ist, und informieren Sie das Team.
Die vollständige Vorbereitungsliste vor dem Wechsel zu einem digitalen System finden Sie in der Checkliste für KMU.
Schritt 1 in TalentoHQ: Arbeitszeitplan anlegen und zuweisen
In TalentoHQ beginnt die Arbeitszeiterfassung mit einem Arbeitszeitplan, der jeder Person zugewiesen ist. Sie legen einen Plan mit den Wochenstunden an und weisen ihn im Profil der Person zu. Hat die Person einen Plan für den Tag, kann sie ihre Aktivität auf Start beginnen.
Schritt 2: jede Person erfasst Beginn und Ende des Tages
Auf Start sieht jede Person den Tagesplan, startet ihre Aktivität bei Arbeitsbeginn und beendet sie bei Arbeitsende. Der Standort wird nur abgefragt, wenn die Niederlassung es verlangt.
Wenn das Team an einem gemeinsamen Gerät am Standort stempelt, nutzt jede Person ihren eigenen Zugangscode auf der Seite für schnelles Stempeln. Dieser Code gehört zu genau einer Person. Geben Sie ihn deshalb nur persönlich weiter. Stempeln lässt sich im Browser, am Handy, mit QR-Code oder auf einem gemeinsamen Tablet.
Mehr zum Produkt finden Sie auf der Seite Arbeitszeiterfassung.
Schritt 3: die Woche prüfen und mit Begründung korrigieren
Im Aktivitätsbericht sehen Sie Woche für Woche oder Monat für Monat für jeden Tag den Plan, die erfasste Aktivität und die geplanten Stunden. Fehlt ein Eintrag, fügen Sie die Aktivität an diesem Tag hinzu. Müssen Stunden korrigiert werden, erklären Sie den Grund der Änderung, und dieser Grund bleibt in der Historie.
Wer die Einträge des Teams prüft, klärt zuerst offene Einträge, Überschneidungen und leere Tage und danach Abweichungen vom Plan. Ist der ganze Monat geprüft, können Sie ihn abschließen.
Damit das Team rechtzeitig erfasst, können Sie Erinnerungen zum Stempeln einrichten.
Schritt 4: den Bericht exportieren, wenn jemand ihn anfordert
Aus dem Bericht exportieren Sie den gewünschten Zeitraum nach Excel mit den Feldern Ihrer Wahl. So haben Sie die Erfassung bereit für Ihre Lohnbuchhaltung, für die Person oder für die Inspektion, sobald sie danach fragen. Alle Details zum Modul finden Sie auf der Seite Arbeitszeiterfassung.
KI als Unterstützung bei der Arbeitszeiterfassung
Künstliche Intelligenz hilft Ihnen, Informationen schneller zu finden, während Sie die Erfassung führen. Entscheidung und Prüfung bleiben bei der Person und bei der prüfenden Person.
Eine Person im Team kann zum Beispiel fragen: «Zeigen Sie mir meine Stempelungen der letzten Woche» oder «Starten Sie meinen heutigen Arbeitstag und sagen Sie mir, ob ich schon eine offene Aktivität habe». Die prüfende Person kann fragen: «Zeigen Sie mir die Stempelungen, die noch geprüft werden müssen». Eine mit KI vorbereitete Stempelung bleibt zur Prüfung bereit. Die KI ersetzt diese Prüfung nicht. Die KI ist optional, lässt sich deaktivieren und wird nach Nutzung gesondert berechnet. Sie arbeitet immer innerhalb Ihrer Berechtigungen. Mehr dazu lesen Sie auf der Seite Künstliche Intelligenz.
Mit einer Erfassung nach Person und Tag und mit Änderungshistorie und Berichten an einem Ort haben Sie die Arbeitszeiten griffbereit, wenn Sie sie prüfen oder weitergeben müssen.
Praktische Information. Prüfen Sie für Ihren konkreten Fall Ihren Tarifvertrag und sprechen Sie mit Ihrer Arbeitsrechtsberatung.
Häufige Fragen
Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Ja. Seit Mai 2019 verlangt Artikel 34.9 des spanischen Arbeitnehmerstatuts vom Unternehmen eine tägliche Erfassung mit Anfangs- und Endzeit des Arbeitstags jeder beschäftigten Person.
Welche Daten muss die Arbeitszeiterfassung enthalten?
Die konkrete Anfangs- und Endzeit des Arbeitstags jeder Person, jeden Tag. Bei Teilzeit zusätzlich die Monatssumme mit Kopie der Zusammenfassung zur Gehaltsabrechnung, und bei Überstunden die Summe des Abrechnungszeitraums mit Kopie auf der Abrechnung. Auch Pausen zu erfassen ist eine Empfehlung des Ministeriumsleitfadens.
Reicht ein Papierblatt oder eine Excel-Datei als Arbeitszeiterfassung?
Artikel 34.9 legt kein bestimmtes Format fest. Wichtig ist, dass die Erfassung täglich ist, den realen Arbeitstag jeder Person widerspiegelt und verfügbar ist, wenn jemand sie anfordert. Ein digitales System mit Änderungshistorie erleichtert alle drei Punkte.
Wie lange wird die Erfassung aufbewahrt und wer darf sie einsehen?
Das Unternehmen bewahrt sie vier Jahre auf, zur Verfügung der Beschäftigten, ihrer gesetzlichen Vertretung und der Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion.
Ist die digitale Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht?
Am 2. November 2026 ist der Entwurf des Königlichen Dekrets für die digitale Erfassung weder verabschiedet noch im BOE veröffentlicht. Pflicht ist heute die tägliche Erfassung nach Artikel 34.9, der kein Format festlegt. Folgen Sie dem Stand der Regelung.