Cafetería Dover er den slags sted, hvor gæsterne føler sig hjemme. Bag disken ønskede teamet at mindske de daglige problemer, der fulgte af uklare vagter, fravær, som var svært at dække, og uoverensstemmelser i lønsedlerne, som tog tid fra ledelsen.
Problemet: mere tid på at organisere vagter end på at betjene gæster
Den daglige koordinering byggede på manuelle processer, e-mails, telefonopkald og løse noter. Hver ændring i tilgængeligheden krævede, at vagtplanen blev gennemgået, teamet orienteret, og det blev bekræftet, at alle havde de rigtige oplysninger.
»Det var et dagligt puslespil. Alt blev gjort i hånden, og mellem e-mails, telefonopkald og noter på papir endte vi med at bruge mere tid på at organisere end på at betjene gæsterne,« fortæller Ángel, caféens leder.
Løsningen: et værktøj til tempoet i restaurationsbranchen
Fra den første dag med TalentoHQ begyndte Dover at samle teamets daglige arbejde på én platform.
Vagtplanlægning uden konstante beskeder frem og tilbage
Det blev hurtigt at se tilgængelighed, fordele vagter og kommunikere ændringer uden mistede e-mails eller telefonopkald i sidste øjeblik.
»Det er så tydeligt og hurtigt, at ingen længere spørger, hvornår de skal arbejde. Alt står i applikationen.«
Digital tidsregistrering med færre uoverensstemmelser
Tidsregistreringerne blev digitale, ensartede og i overensstemmelse med virksomhedens arbejdstidsforpligtelser. Månedens gennemgang, som tidligere krævede kontrol af rettelser og afklaring af uoverensstemmelser, kan nu gennemføres på få minutter.
»Før var der altid noget, der skulle rettes. Nu bliver alt registreret, og når lønsedlerne er importeret, kan hver person se og hente sin egen fra telefonen.«
Ferie og fravær holdes organiseret
Medarbejderne sender anmodninger i applikationen, og lederne kan godkende dem direkte. Overblikket over, hvem der er tilgængelig, hjælper caféen med at forudse ændringer, omorganisere vagter og opretholde servicen med mindre improvisation.
Resultatet: et mere forbundet team med større fokus på service
Med mindre administrativt besvær blev arbejdsmiljøet også bedre. Teammedlemmerne ved, hvornår de skal arbejde, hvem de er på vagt sammen med, og hvor de kan finde deres oplysninger uden at være afhængige af spredte beskeder.
»Mine medarbejdere er mere trygge. De ved, hvornår de arbejder, hvem de arbejder sammen med, og har alle deres oplysninger ved hånden. Det giver dem sikkerhed og selvstændighed.«
Selv personer, der ikke var vant til denne type software, tog hurtigt platformen i brug.
»Det er meget intuitivt. Efter få dage brugte alle det uden problemer.«
Det vigtigste: mere tid til gæsterne
For Ángel er TalentoHQ mere end et digitalt værktøj. Det giver praktisk støtte til de reelle driftsbehov i en restaurationsvirksomhed som Dover.
»Det lettede en byrde for os. Nu har vi mere tid til det, der virkelig betyder noget: at tage os af vores gæster og gøre hvert besøg på Cafetería Dover til noget særligt.«