Die Cafetería Dover ist ein Ort, an dem sich Gäste wie zu Hause fühlen. Hinter dem Tresen wollte das Team die tägliche Reibung durch unklare Schichten, schwer zu besetzende Ausfälle und Lohnunterlagen mit Abweichungen reduzieren, die viel Verwaltungszeit kosteten.
Das Problem: mehr Zeit für die Schichtorganisation als für die Gäste
Die tägliche Koordination hing von manuellen Abläufen, E-Mails, Anrufen und einzelnen Notizen ab. Jede Änderung der Verfügbarkeit bedeutete, den Dienstplan zu prüfen, das Team zu informieren und sicherzustellen, dass alle Personen die richtigen Informationen hatten.
„Es war jeden Tag wie ein Puzzle. Alles wurde von Hand erledigt, und zwischen E-Mails, Anrufen und Zetteln haben wir am Ende mehr Zeit mit Organisieren als mit Bedienen verbracht“, erinnert sich Ángel, der Geschäftsführer des Lokals.
Die Lösung: ein Werkzeug für den Rhythmus der Gastronomie
Vom ersten Tag mit TalentoHQ an begann Dover, die operative Teamverwaltung auf einer einzigen Plattform zu bündeln.
Schichtplanung ohne Kopfzerbrechen
Die Verfügbarkeit des Teams zu sehen, Schichten zu planen und Änderungen zu kommunizieren, wurde zu einer Sache von Sekunden. Keine verlorenen E-Mails. Keine Anrufe in letzter Minute.
„Es ist so klar und schnell, dass niemand mehr fragt, wann er arbeiten muss. Alles steht in der App.“
Digitale Zeiterfassung ohne Fehler
Die Zeiterfassung wurde automatisch, präzise und rechtssicher. Der Monatsabschluss, für den früher Anpassungen geprüft und Abweichungen kontrolliert werden mussten, ist jetzt in wenigen Minuten erledigt.
„Früher gab es immer etwas anzupassen. Jetzt ist alles erfasst, und mit dem Import der Lohnunterlagen kann jede Person ihre eigenen Unterlagen direkt vom Smartphone aus ansehen und herunterladen.“
Urlaub und Abwesenheiten organisiert
Anfragen werden in der App gestellt und mit einem Klick genehmigt. Die Übersicht über das verfügbare Team hilft, Änderungen frühzeitig zu erkennen, Schichten neu zu organisieren und den Service mit weniger Improvisation aufrechtzuerhalten.
Das Ergebnis: ein besser verbundenes Team, ein fokussierterer Service
Mit weniger Reibung in der Verwaltung verbesserte sich auch die Arbeitsatmosphäre. Das Team weiß, wann es arbeitet, mit wem es die Schicht teilt und wo es Informationen findet, ohne von verstreuten Nachrichten abhängig zu sein.
„Meine Mitarbeitenden sind entspannter. Sie wissen, wann sie arbeiten, mit wem, und haben alle Informationen jederzeit zur Hand. Das gibt ihnen Sicherheit und Eigenständigkeit.“
Auch Personen, die mit solchen Werkzeugen nicht vertraut waren, nahmen die Plattform schnell an.
„Es ist sehr intuitiv. Nach wenigen Tagen nutzten es alle ohne Probleme.“
Was wirklich zählt: mehr Zeit für die Gäste
Für Ángel ist TalentoHQ nicht nur eine digitale Lösung, sondern eine Unterstützung, um die realen Anforderungen von Betrieben wie seinem besser zu steuern.
„Es hat uns spürbar entlastet. Jetzt haben wir mehr Zeit für das, was uns wirklich wichtig ist: unsere Gäste gut zu betreuen und jeden Besuch in der Cafetería Dover besonders zu machen.“