En fast 1:1-samtale er det møde, hvor hver medarbejder og deres leder gennemgår fremskridt, den støtte, der er brug for, og de næste skridt. Når dit team deler feedback mellem samtalerne, ved du allerede inden hvert møde, hvad den enkelte arbejder med.
Med TalentoHQ forbereder, gennemfører og følger du op på dine 1:1-samtaler. Møderne er en del af talentudvikling sammen med undersøgelser, feedback og mål, så du inde i selve mødet kan se medarbejderens seneste feedback og mål. HR kan også forberede spørgsmålene for dig, så alle ledere går til deres individuelle samtaler med et fælles udgangspunkt.
Sådan planlægger du tilbagevendende 1:1-samtaler
Du opretter den individuelle samtale med medarbejderen, giver den et navn, der minder dig om formålet, og vælger varigheden, og om den skal være enkeltstående eller tilbagevendende, for eksempel hver 14. dag. Mødet vises i TalentoHQ's kalender, og medarbejderen kan se aftalen.
Med en fast tid ved medarbejderen, hvornår de har tid med dig, og kan skrive de emner ned, de gerne vil tage op. Du behøver ikke vælge spørgsmålene endnu. Det gør du senere, direkte i mødet.
Spørgsmål til 1:1-samtaler forberedt af HR
HR kan forberede spørgsmålsgrupper til hele virksomheden. Du finder dem klar inde i mødet, så du ikke skal skrive dine egne før hver samtale. Hvis du vil tilpasse samtalen til dit team, kan du også tilføje dine egne spørgsmål.
Når hele virksomheden bruger de grupper, HR har forberedt, har alle medarbejdere møder med den samme grundstruktur, uanset hvilket team de er i. Grupperne fungerer bedst med få spørgsmål, sat i samme rækkefølge som samtalen naturligt forløber, og formuleret, så medarbejderen giver eksempler. Her er nogle, HR kan tage med:
- Hvad er gået godt siden vores sidste møde?
- Hvilken støtte ville hjælpe dig lige nu?
- Hvilken beslutning har du brug for fra mig?
- Hvad kunne du tænke dig at lære de næste måneder?
Medarbejderens feedback og mål i den individuelle samtale
Inde i hvert møde kan du se medarbejderens seneste feedback og deres mål. Gennemgå dem et par minutter før I starter, så du har konkrete eksempler med og ved, hvor langt hvert mål er nået.
Hvis en kommentar fanger din opmærksomhed, så spørg ind til den i mødet, før du drager konklusioner. Med målene foran dig kan du anerkende konkrete fremskridt og aftale, hvilken støtte medarbejderen har brug for til næste skridt. Se, hvordan du sætter de mål op, i mål og OKR i TalentoHQ.
Løbende feedback mellem samtalerne med pulsmålingen om arbejdspladsens klima
Mellem to samtaler sender pulsmålingen i Arbejdspladsens klima et kort spørgsmål til teamet, via e-mail eller Slack, hvis det er forbundet, så ofte som din virksomhed vælger. Hver medarbejder svarer med en score og, hvis de vil, en kommentar. En god kommentar nævner afsluttede opgaver, udestående opgaver og planlagt arbejde samt alt andet, medarbejderen finder relevant.
Du kan se svarene pr. team og pr. person og svare på hvert enkelt, og medarbejderen ser dit svar ved siden af sin kommentar. Et godt svar viser, at du har forstået det, og fortæller, hvad der sker, hvem der står for det, og hvornår.
Hvis en kommentar tager et emne op, der kræver mere tid, så skriv det ned til jeres næste samtale. Se, hvordan du går fra undersøgelsens resultater til konkrete handlinger, i undersøgelser i TalentoHQ.
Spørgsmål og noter under mødet
Når du åbner mødet, vælger du blandt de tilgængelige grupper de spørgsmål, du vil bruge i dag. TalentoHQ viser, hvornår du sidst brugte hvert spørgsmål, så du undgår at gentage de samme og kan se, hvor længe det er siden, et emne blev taget op. Spørgsmålene guider samtalen og har hverken svarfelt eller score, så det vigtige skriver du i dine noter. Hvis et spørgsmål ikke passer, kan du fjerne det.
Mens I taler, skriver du beslutninger, forhindringer og næste skridt ned i mødenoterne. Skriv én note pr. emne, og notér kun det, der er nødvendigt for den faglige opfølgning. Noterne gemmes i dagens møde, og noterne fra tidligere datoer kan du åbne i læsetilstand, når du vil se, hvad I talte om. De er krypterede og gemmes i området for den person, der organiserer mødet. Deltageren ser aftalen, og noterne er forbeholdt den, der organiserer.
Start med medarbejderens emner. For at de kommer forberedt, kan du foreslå, at de tænker over deres fremskridt siden sidste møde, hvad der er blokeret eller venter på en beslutning, den støtte, de har brug for, deres udviklingsemner og de næste skridt.
Opfølgning på aftaler fra mødet med mål og opgaver
Det er kun dig som organisator, der ser mødenoterne. Hvis en aftale kun står i dine noter, kan den anden person ikke se den, og den bliver let glemt. Når mødet slutter med en aftale, så registrér den derfor i Mål med en dato, og del målet med medarbejderen. Så kan medarbejderen se den, og du kan følge, hvordan den skrider frem. Hvis I for eksempel aftaler, at medarbejderen forbereder et tilbud til en kunde inden den 15., opretter du det som en handling i deres mål med den dato. På næste møde skal I blot se, hvor langt den er kommet. Afhængigt af aftalen har du tre muligheder for at registrere den:
- Som handling i et eksisterende mål med en dato, som krydses af, når den er færdig.
- Som nyt mål i Mål og OKR med datoer og løbende opdateringer, når aftalen fortjener sit eget mål. Medarbejderen kan selv oprette det og bliver så ansvarlig for det, eller du kan oprette det og dele det med medarbejderen.
- Som opgave i Opgaver med ansvarlig, dato og kommentarer, når aftalen er enkeltstående og ikke hører til et mål.
Hvert mål har desuden sin egen beskedtråd, hvor du og medarbejderen skriver de beslutninger ned, I træffer undervejs.
Sammenhæng mellem samtalerne: tidligere noter og fremskridt
Før næste samtale åbner du noterne fra den forrige for at huske, hvad I aftalte. Tjek derefter de afsluttede handlinger og opdateringerne i Mål for at se, hvad der er rykket, og læs i Arbejdspladsens klima den feedback, medarbejderen har sendt siden. Så kan du starte mødet med at anerkende det, der allerede er gjort, og bruge resten af tiden på det, der stadig mangler.
Noterne og målene fra disse møder hjælper dig også i performancevurderingen, fordi du har konkrete eksempler fra hele perioden. Se, hvordan det hænger sammen, i performancevurderinger i TalentoHQ.
Kunstig intelligens til at forberede samtalerne med dit team
Hvis du aktiverer TalentoHQ's kunstige intelligens, kan du før en individuel samtale spørge på almindeligt sprog om det, du vil vide, uden at klikke dig gennem menuer. For eksempel: "Hvordan går det med mit teams mål i dette kvartal?" eller "Fortæl mig før mødet, hvilke opgaver der stadig er åbne, og hvilke skridt der mangler."
Efter mødet kan du bede den om at oprette et mål eller en opgave ud fra én sætning. Du ser en forhåndsvisning og bekræfter, før noget gemmes. Den arbejder altid inden for dine rettigheder. Samtalen og beslutningerne er stadig dine og dit teams. Funktionen er valgfri og faktureres separat efter forbrug.
Med TalentoHQ forbereder du hvert møde med medarbejderens feedback og mål og gør jeres aftaler til mål eller opgaver.
Ofte stillede spørgsmål om 1:1-samtaler
Hvor ofte bør man holde 1:1-samtaler?
Vælg en rytme, du kan holde, for eksempel hver 14. dag, og planlæg den som et tilbagevendende møde i TalentoHQ.
Hvem kan se noterne fra en 1:1-samtale?
Den person, der organiserer mødet. Noterne er krypterede og gemmes i deres område.
Hvem forbereder spørgsmålene til de individuelle samtaler?
HR kan forberede spørgsmålsgrupper til hele virksomheden, og hver leder finder dem klar i sine møder og kan også tilføje sine egne spørgsmål.
Skal jeg bruge alle spørgsmålene i en gruppe?
Nej. Vælg kun dem, der giver struktur til dagens samtale, fjern dem, der ikke passer, og tilføj dine egne, hvis du vil.
Hvad gør jeg med det, vi aftalte på mødet?
Registrér det i Mål, som en handling i et mål eller som et nyt mål, med en dato og delt med medarbejderen. Hvis det er en enkeltstående aftale, der ikke hører til et mål, opretter du den i Opgaver.
Hvad er forskellen på en 1:1-samtale og en performancevurdering?
En 1:1-samtale er et fast møde om fremskridt, støtte og næste skridt. Vurderingen er en struktureret cyklus med skabeloner og kompetencer. Noterne og målene fra dine samtaler giver dig konkrete eksempler til vurderingen.