Ein regelmäßiges 1:1-Gespräch ist der Termin, bei dem jede Person mit ihrer Führungskraft Fortschritte, benötigte Unterstützung und nächste Schritte bespricht. Wenn Ihr Team zwischen den Gesprächen Feedback teilt, wissen Sie bei jedem Termin schon, woran die Person gerade arbeitet.
Mit TalentoHQ bereiten Sie Ihre 1:1-Gespräche vor, führen sie und verfolgen die Ergebnisse. Die Meetings gehören zum Talentmanagement, zusammen mit Umfragen, Feedback und Zielen. So sehen Sie direkt im Gespräch das aktuelle Feedback und die Ziele der Person. HR kann Ihnen außerdem die Fragen vorbereiten, damit jede Führungskraft ihre Einzelgespräche auf einer gemeinsamen Grundlage führt.
Wiederkehrende 1:1-Gespräche planen
Sie legen das Einzelgespräch mit der Person an, geben ihm einen Namen, der den Zweck erkennen lässt, und bestimmen die Dauer und ob es einmalig oder wiederkehrend stattfindet, zum Beispiel alle zwei Wochen. Das Gespräch erscheint im Kalender von TalentoHQ und die Person sieht den Termin.
Mit einem festen Termin weiß die Person, wann sie diese Zeit mit Ihnen hat, und kann die Themen notieren, die sie ansprechen möchte. Die Fragen müssen Sie noch nicht festlegen. Sie wählen sie später direkt im Gespräch aus.
Von HR vorbereitete Fragen für 1:1-Gespräche
HR kann Fragengruppen für das ganze Unternehmen vorbereiten. Sie finden diese fertig im Gespräch vor und müssen vor dem Termin keine eigenen Fragen ausarbeiten. Wenn Sie das Gespräch an Ihr Team anpassen möchten, können Sie zusätzlich eigene Fragen hinzufügen.
Wenn das ganze Unternehmen die Fragengruppen von HR nutzt, haben alle Gespräche dieselbe Grundstruktur, unabhängig vom Team. Fragengruppen funktionieren am besten mit wenigen Fragen, die dem natürlichen Ablauf des Gesprächs folgen und zu konkreten Beispielen einladen. Einige, die HR aufnehmen kann:
- Was ist seit unserem letzten Gespräch gut gelaufen?
- Welche Unterstützung würde Ihnen jetzt helfen?
- Welche Entscheidung brauchen Sie von mir?
- Was möchten Sie in den nächsten Monaten lernen?
Feedback und Ziele der Mitarbeitenden im Einzelgespräch
In jedem Gespräch sehen Sie das aktuelle Feedback der Person und ihre Ziele. Schauen Sie sich beides ein paar Minuten vor Beginn an. So haben Sie konkrete Beispiele parat und wissen, wo jedes Ziel steht.
Wenn Ihnen ein Kommentar auffällt, fragen Sie im Gespräch nach, bevor Sie Schlüsse ziehen. Mit den Zielen vor Augen können Sie konkrete Fortschritte anerkennen und vereinbaren, welche Unterstützung die Person für den nächsten Schritt braucht. Ideen zum Festlegen dieser Ziele finden Sie unter Ziele und OKRs erstellen und verfolgen.
Kontinuierliches Feedback zwischen den Gesprächen mit der Pulsumfrage zum Arbeitsplatzklima
Zwischen zwei Gesprächen schickt die Pulsumfrage von Arbeitsplatzklima eine kurze Frage an das Team, per E-Mail oder über Slack, falls verbunden, in dem Rhythmus, den Ihr Unternehmen festlegt. Jede Person antwortet mit einer Bewertung und auf Wunsch mit einem Kommentar. Ein guter Kommentar nennt erledigte Aufgaben, offene Aufgaben und geplante Arbeit sowie alles Weitere, was die Person für wichtig hält.
Sie sehen diese Antworten nach Team und nach Person und können auf jede einzelne antworten. Die Person sieht Ihre Antwort direkt neben ihrem Kommentar. Eine gute Antwort zeigt, dass Sie das Anliegen verstanden haben, und sagt, was passiert, wer sich darum kümmert und bis wann.
Wenn ein Kommentar ein Thema anspricht, das mehr Zeit braucht, notieren Sie es für Ihr nächstes Gespräch. Wie Sie aus Umfrageergebnissen konkrete Maßnahmen ableiten, lesen Sie im Beitrag zur Mitarbeiterbefragung zu Arbeits- und Betriebsklima.
Fragen und Notizen während des Gesprächs
Wenn Sie das Gespräch öffnen, wählen Sie aus den verfügbaren Fragengruppen die Fragen für heute aus. TalentoHQ zeigt Ihnen, wann Sie jede Frage zuletzt verwendet haben. So vermeiden Sie Wiederholungen und sehen, wie lange ein Thema schon nicht mehr auf dem Tisch war. Die Fragen leiten das Gespräch und haben kein Antwort- oder Bewertungsfeld. Das Wichtige halten Sie in Ihren Notizen fest. Passt eine Frage nicht, können Sie sie entfernen.
Während des Gesprächs halten Sie in den Gesprächsnotizen Entscheidungen, Hindernisse und nächste Schritte fest. Schreiben Sie eine Notiz pro Thema und nur das, was für die berufliche Nachverfolgung nötig ist. Die Notizen werden im heutigen Gespräch gespeichert. Notizen früherer Termine können Sie jederzeit im Lesemodus öffnen, um nachzulesen, was besprochen wurde. Sie sind verschlüsselt und liegen im Bereich der Person, die das Gespräch organisiert. Die teilnehmende Person sieht den Termin, die Notizen bleiben der organisierenden Person vorbehalten.
Beginnen Sie mit den Themen der Person. Damit sie vorbereitet kommt, können Sie ihr vorschlagen, über ihre Fortschritte seit dem letzten Termin nachzudenken, über Blockaden oder offene Entscheidungen, über die Unterstützung, die sie braucht, über ihre Entwicklungsthemen und die nächsten Schritte.
Vereinbarungen aus dem Gespräch mit Zielen und Aufgaben nachverfolgen
Die Gesprächsnotizen sehen nur Sie als organisierende Person. Bleibt eine Vereinbarung nur in Ihren Notizen, sieht die andere Person sie nicht und sie gerät leicht in Vergessenheit. Wenn das Gespräch mit einer Zusage endet, erfassen Sie sie deshalb im Bereich Ziele mit einem Datum und teilen das Ziel mit der Person. So sieht die Person die Vereinbarung und Sie können verfolgen, wie sie vorankommt. Wenn Sie zum Beispiel vereinbaren, dass die Person bis zum 15. ein Angebot für einen Kunden vorbereitet, legen Sie das als Aktion in ihrem Ziel mit diesem Datum an. Im nächsten Gespräch prüfen Sie dann nur noch den Stand. Je nach Vereinbarung haben Sie drei Möglichkeiten zur Erfassung:
- Als Aktion mit Datum in einem bestehenden Ziel, die nach Abschluss abgehakt wird.
- Als neues Ziel in Ziele und OKR, mit Terminen und regelmäßigen Updates, wenn die Zusage ein eigenes Ziel verdient. Die Person kann es selbst anlegen und ist dann dafür verantwortlich, oder Sie legen es an und teilen es mit ihr.
- Als Aufgabe in Aufgaben, mit verantwortlicher Person, Datum und Kommentaren, für einzelne Vereinbarungen, die zu keinem Ziel gehören.
Jedes Ziel hat außerdem einen eigenen Nachrichtenverlauf, in dem Sie und die Person die Entscheidungen festhalten, die Sie im Laufe der Zeit treffen.
Kontinuität zwischen Einzelgesprächen: frühere Notizen und Fortschritte
Öffnen Sie vor dem nächsten Gespräch die Notizen des letzten Termins, um sich die Vereinbarungen in Erinnerung zu rufen. Prüfen Sie dann im Bereich Ziele die erledigten Aktionen und die Updates, um zu sehen, was vorangekommen ist, und lesen Sie im Bereich Arbeitsplatzklima das Feedback, das die Person seitdem geschickt hat. So können Sie das Gespräch damit beginnen, Erledigtes anzuerkennen, und die übrige Zeit dem widmen, was noch offen ist.
Die Notizen und Ziele aus diesen Gesprächen helfen Ihnen auch bei der Leistungsbeurteilung, denn Sie haben konkrete Beispiele aus dem gesamten Zeitraum. Wie das zusammenpasst, zeigt der Leitfaden zur Leistungsbeurteilung im KMU.
Künstliche Intelligenz zur Vorbereitung der Gespräche mit Ihrem Team
Wenn Sie die künstliche Intelligenz von TalentoHQ aktivieren, können Sie vor einem Einzelgespräch in natürlicher Sprache fragen, was Sie wissen möchten, ohne sich durch Menüs zu klicken. Zum Beispiel: „Wie stehen die Ziele meines Teams in diesem Quartal?“ oder „Welche Aufgaben sind vor dem Gespräch noch offen und welche Schritte fehlen?“
Nach dem Gespräch können Sie sie bitten, aus einem einzigen Satz ein Ziel oder eine Aufgabe anzulegen. Sie sehen eine Vorschau und bestätigen, bevor etwas gespeichert wird. Die KI arbeitet immer innerhalb Ihrer Berechtigungen. Das Gespräch und die Entscheidungen bleiben bei Ihnen und Ihrem Team. Die Funktion ist optional und wird separat nach Nutzung abgerechnet.
Mit TalentoHQ bereiten Sie jedes Gespräch mit dem Feedback und den Zielen der Person vor und machen aus den Vereinbarungen Ziele oder Aufgaben.
Häufige Fragen zu 1:1-Gesprächen
Wie oft sollte man 1:1-Gespräche führen?
Wählen Sie einen Rhythmus, den Sie durchhalten können, zum Beispiel alle zwei Wochen, und planen Sie ihn in TalentoHQ als wiederkehrendes Gespräch ein.
Wer sieht die Notizen eines 1:1-Gesprächs?
Die Person, die das Gespräch organisiert. Die Notizen sind verschlüsselt und liegen in ihrem Bereich.
Wer bereitet die Fragen für die Einzelgespräche vor?
HR kann Fragengruppen für das ganze Unternehmen vorbereiten. Jede Führungskraft findet sie fertig in ihren Gesprächen vor und kann zusätzlich eigene Fragen hinzufügen.
Muss ich alle Fragen einer Gruppe verwenden?
Nein. Wählen Sie nur die Fragen, die dem heutigen Gespräch Struktur geben, entfernen Sie die, die nicht passen, und ergänzen Sie bei Bedarf eigene.
Was mache ich mit dem, was wir im Gespräch vereinbart haben?
Erfassen Sie es im Bereich Ziele, als Aktion in einem Ziel oder als neues Ziel, mit Datum und für die Person freigegeben. Gehört eine einzelne Vereinbarung zu keinem Ziel, legen Sie sie im Bereich Aufgaben an.
Worin unterscheidet sich ein 1:1-Gespräch von einer Leistungsbeurteilung?
Ein 1:1-Gespräch ist ein regelmäßiger Austausch über Fortschritte, Unterstützung und nächste Schritte. Die Leistungsbeurteilung ist ein strukturierter Zyklus mit Vorlagen und Kompetenzen. Die Notizen und Ziele aus Ihren Gesprächen liefern Ihnen konkrete Beispiele für die Beurteilung.