Una reunión 1:1 regular es la conversación en la que cada persona y su responsable repasan los avances, el apoyo que hace falta y los próximos pasos. Si el equipo comparte feedback entre reuniones, llegas a cada conversación sabiendo en qué está trabajando cada persona.
Con TalentoHQ puedes preparar, llevar y dar seguimiento a tus reuniones 1:1. Las reuniones forman parte de la gestión del talento, junto con las encuestas, el feedback y los objetivos, así que dentro de la propia reunión consultas el feedback reciente y los objetivos de la persona. RRHH también puede dejarte preparadas las preguntas, para que cada responsable llegue a sus reuniones individuales con una base común.
Cómo programar reuniones 1:1 recurrentes
Creas la reunión individual con la persona, le das un nombre que recuerde su propósito y configuras la duración y si quieres que sea puntual o recurrente, por ejemplo cada quincena. La reunión aparece en el calendario de TalentoHQ y la persona ve la cita.
Con una cita fija, la persona sabe cuándo tendrá ese espacio contigo y puede ir apuntando los temas que quiere tratar. No hace falta decidir ahora las preguntas: las eliges más tarde, ya dentro de la reunión.
Preguntas para reuniones 1:1 preparadas por RRHH
RRHH puede preparar grupos de preguntas para toda la empresa. Tú los encuentras listos dentro de la reunión, así que no necesitas preparar los tuyos antes de cada conversación. Si quieres adaptar la charla a tu equipo, también puedes añadir tus propias preguntas.
Cuando toda la empresa usa los grupos que prepara RRHH, cada persona tiene reuniones con la misma estructura de base, sea cual sea su equipo. Los grupos funcionan mejor con pocas preguntas, ordenadas según el recorrido natural de la charla y pensadas para que la persona ponga ejemplos. Algunas que RRHH puede incluir:
- ¿Qué ha ido bien desde la última reunión?
- ¿Qué apoyo te ayudaría ahora?
- ¿Qué decisión necesitas de mí?
- ¿Qué te gustaría aprender en los próximos meses?
Feedback y objetivos del empleado en la reunión individual
Dentro de cada reunión puedes consultar el feedback reciente de la persona y sus objetivos. Repásalos unos minutos antes de empezar para llegar con ejemplos concretos y saber en qué punto está cada objetivo.
Si un comentario te llama la atención, pregunta por él en la reunión antes de sacar conclusiones. Con los objetivos delante, puedes reconocer los avances concretos y acordar qué apoyo necesita la persona para el siguiente paso. Si quieres ideas para definir esos objetivos, las tienes en creación y seguimiento de objetivos y OKRs.
Feedback continuo entre reuniones con el pulso de clima laboral
Entre reunión y reunión, el pulso de Clima laboral envía una pregunta breve al equipo, por correo o por Slack si lo tenéis conectado, con la frecuencia que elija tu empresa. Cada persona responde con una valoración y, si quiere, con un comentario. Un buen comentario recoge las tareas completadas, las pendientes y el trabajo planificado, además de cualquier otra información que la persona considere relevante.
Puedes ver esas respuestas por equipo y por persona y contestar a cada una, y la persona ve tu respuesta junto a su comentario. Una buena respuesta muestra que has entendido y explica qué se hará, quién se encarga y cuándo.
Si un comentario plantea un tema que necesita más tiempo, apúntalo para tratarlo en vuestra próxima reunión. Si quieres pasar de los resultados de una encuesta a acciones concretas, te lo contamos en de la encuesta de clima al plan de acción.
Preguntas y notas durante la reunión
Al abrir la reunión, eliges las preguntas que quieres usar hoy entre los grupos disponibles. TalentoHQ te indica cuándo usaste cada una por última vez. Así evitas repetir siempre las mismas y sabes cuánto hace que no tratas un tema. Las preguntas guían la conversación y no tienen campo de respuesta ni de valoración, así que lo importante lo recoges en tus notas. Si una no encaja, puedes quitarla.
Mientras habláis, recoges en las notas de la reunión las decisiones, los bloqueos y los próximos pasos. Escribe una nota por tema y apunta solo lo necesario para el seguimiento profesional. Las notas se registran en la reunión de hoy, y las de fechas anteriores puedes abrirlas en modo consulta cuando quieras repasar lo que se habló. Están cifradas y se guardan en el espacio de quien organiza la reunión. La persona participante ve la cita, y las notas quedan reservadas para quien organiza.
Empieza por los temas de la persona. Para que llegue preparada, puedes sugerirle que piense en sus avances desde la última sesión, en lo que tiene bloqueado o pendiente de decidir, en el apoyo que necesita, en sus temas de desarrollo y en los próximos pasos.
Seguimiento de los acuerdos de la reunión con objetivos y tareas
Las notas de la reunión solo las ves tú, que la organizas. Si un acuerdo se queda únicamente en tus notas, la otra persona no lo ve y es fácil que se olvide. Por eso, cuando la reunión termina con un compromiso, regístralo en Objetivos con una fecha y comparte el objetivo con la persona. Así la persona lo ve y tú puedes seguir cómo avanza. Por ejemplo, si acordáis que prepare la propuesta para un cliente antes del día 15, créalo como acción dentro de su objetivo con esa fecha. En la siguiente reunión, solo tenéis que repasar en qué punto está. Según el acuerdo, tienes tres opciones para registrarlo:
- Como acción dentro de un objetivo que ya existe, con su fecha, que se marca al completarla.
- Como objetivo nuevo en Objetivos y OKR, con fechas y actualizaciones periódicas, cuando el compromiso merece su propio objetivo. Puede crearlo la propia persona, que queda como responsable, o puedes crearlo tú y compartirlo con ella.
- Como tarea en Tareas, con responsable, fecha y comentarios, para acuerdos puntuales que no forman parte de ningún objetivo.
Cada objetivo tiene además su propio hilo de mensajes, donde la persona y tú dejáis por escrito las decisiones que tomáis por el camino.
Continuidad entre reuniones individuales: notas anteriores y avances
Antes de la siguiente reunión, abre las notas de la anterior para recordar qué acordasteis. Después revisa en Objetivos las acciones completadas y las actualizaciones, para ver qué ha avanzado, y lee el feedback que la persona ha enviado desde entonces en Clima laboral. Con eso puedes empezar reconociendo lo que ya está hecho y dedicar el resto del tiempo a lo que sigue pendiente.
Las notas y los objetivos de estas reuniones te sirven también en la evaluación del desempeño, porque llegas con ejemplos concretos de todo el periodo. Puedes ver cómo encajan en la guía de evaluación del desempeño para pymes.
Inteligencia artificial para preparar las conversaciones con tu equipo
Si activas la inteligencia artificial de TalentoHQ, puedes preguntar en lenguaje natural lo que quieres saber antes de una reunión individual, sin ir menú por menú. Por ejemplo: «¿Cómo van los objetivos de mi equipo este trimestre?» o «Antes de la reunión, dime qué tareas siguen abiertas y qué pasos faltan».
Después de la reunión, puedes pedirle que cree un objetivo o una tarea a partir de una frase. Verás una vista previa y tú confirmas antes de guardar. Siempre trabaja dentro de tus permisos. La conversación y las decisiones siguen siendo tuyas y de tu equipo. Es opcional y se factura aparte según el uso.
Con TalentoHQ, preparas cada reunión con el feedback y los objetivos de la persona y conviertes lo acordado en objetivos o tareas.
Preguntas frecuentes sobre reuniones 1:1
¿Cada cuánto conviene hacer reuniones 1:1?
Elige una periodicidad que puedas mantener, por ejemplo cada quincena, y déjala programada como reunión recurrente en TalentoHQ.
¿Quién ve las notas de una reunión 1:1?
La persona que organiza la reunión. Las notas están cifradas y se guardan en su espacio.
¿Quién prepara las preguntas de las reuniones individuales?
RRHH puede preparar grupos de preguntas para toda la empresa, y cada responsable los encuentra listos en sus reuniones, con la opción de añadir también sus propias preguntas.
¿Tengo que usar todas las preguntas de un grupo?
No. Elige solo las que aporten estructura a la conversación de hoy, quita las que no encajen y, si quieres, incluye las tuyas.
¿Qué hago con lo que acordamos en la reunión?
Regístralo en Objetivos, como acción dentro de un objetivo o como objetivo nuevo, con su fecha y compartido con la persona. Si es un acuerdo puntual que no forma parte de ningún objetivo, créalo en Tareas.
¿En qué se diferencia una reunión 1:1 de una evaluación del desempeño?
La reunión 1:1 es una conversación recurrente sobre avances, apoyo y próximos pasos. La evaluación es un ciclo estructurado con plantillas y competencias. Las notas y los objetivos de tus reuniones te dan ejemplos concretos para la evaluación.