Una reunió 1 a 1 periòdica és la conversa en què cada persona i el seu responsable repassen els avenços, el suport que cal i els passos següents. Si l'equip comparteix feedback entre reunions, arribes a cada conversa sabent en què treballa cada persona.
Amb TalentoHQ pots preparar, conduir i fer el seguiment de les teves reunions 1 a 1. Les reunions formen part de la gestió del talent, juntament amb les enquestes, el feedback i els objectius, així que dins de la mateixa reunió consultes el feedback recent i els objectius de la persona. RRHH també et pot deixar preparades les preguntes, perquè cada responsable arribi a les seves reunions individuals amb una base comuna.
Com programar reunions 1 a 1 periòdiques
Crees la reunió individual amb la persona, li poses un nom que en recordi el propòsit i configures la durada i si vols que sigui puntual o periòdica, per exemple cada quinze dies. La reunió apareix al calendari de TalentoHQ i la persona veu la cita.
Amb una cita fixa, la persona sap quan tindrà aquest espai amb tu i pot anar apuntant els temes que vol tractar. No cal decidir ara les preguntes. Les tries més endavant, ja dins de la reunió.
Preguntes per a reunions 1 a 1 preparades per RRHH
RRHH pot preparar grups de preguntes per a tota l'empresa. Tu els trobes a punt dins de la reunió, així que no cal que preparis els teus abans de cada conversa. Si vols adaptar la conversa al teu equip, també pots afegir-hi les teves preguntes.
Quan tota l'empresa fa servir els grups que prepara RRHH, cada persona té reunions amb la mateixa estructura de base, sigui quin sigui el seu equip. Els grups funcionen millor amb poques preguntes, ordenades segons el recorregut natural de la conversa i pensades perquè la persona posi exemples. Algunes que RRHH pot incloure:
- Què ha anat bé des de l'última reunió?
- Quin suport t'ajudaria ara?
- Quina decisió necessites de mi?
- Què t'agradaria aprendre els propers mesos?
Feedback i objectius de l'empleat a la reunió individual
Dins de cada reunió pots consultar el feedback recent de la persona i els seus objectius. Repassa'ls uns minuts abans de començar per arribar amb exemples concrets i saber en quin punt és cada objectiu.
Si un comentari et crida l'atenció, pregunta-hi a la reunió abans de treure conclusions. Amb els objectius al davant, pots reconèixer els avenços concrets i acordar quin suport necessita la persona per al pas següent. Si vols idees per definir aquests objectius, les tens a creació i seguiment d'objectius i OKR.
Feedback continu entre reunions amb el pols de clima laboral
Entre reunió i reunió, el pols de Clima laboral envia una pregunta breu a l'equip, per correu o per Slack si el teniu connectat, amb la freqüència que triï la teva empresa. Cada persona respon amb una valoració i, si vol, amb un comentari. Un bon comentari recull les tasques completades, les pendents i la feina planificada, a més de qualsevol altra informació que la persona consideri rellevant.
Pots veure aquestes respostes per equip i per persona i contestar cadascuna, i la persona veu la teva resposta al costat del seu comentari. Una bona resposta mostra que ho has entès i explica què es farà, qui se n'encarrega i quan.
Si un comentari planteja un tema que necessita més temps, apunta'l per tractar-lo a la vostra propera reunió. Si vols passar dels resultats d'una enquesta a accions concretes, t'ho expliquem a enquestes de clima laboral.
Preguntes i notes durant la reunió
En obrir la reunió, tries les preguntes que vols fer servir avui entre els grups disponibles. TalentoHQ t'indica quan vas fer servir cadascuna per última vegada. Així evites repetir sempre les mateixes i saps quant de temps fa que no tractes un tema. Les preguntes guien la conversa i no tenen camp de resposta ni de valoració, així que el que és important ho reculls a les teves notes. Si una no encaixa, la pots treure.
Mentre parleu, recull a les notes de la reunió les decisions, els bloquejos i els passos següents. Escriu una nota per tema i apunta només el necessari per al seguiment professional. Les notes es registren a la reunió d'avui, i les de dates anteriors les pots obrir en mode consulta quan vulguis repassar el que es va parlar. Estan xifrades i es guarden a l'espai de qui organitza la reunió. La persona participant veu la cita, i les notes queden reservades per a qui organitza.
Comença pels temes de la persona. Perquè arribi preparada, li pots suggerir que pensi en els seus avenços des de l'última sessió, en el que té bloquejat o pendent de decidir, en el suport que necessita, en els seus temes de desenvolupament i en els passos següents.
Seguiment dels acords de la reunió amb objectius i tasques
Les notes de la reunió només les veus tu, que l'organitzes. Si un acord es queda només a les teves notes, l'altra persona no el veu i és fàcil que s'oblidi. Per això, quan la reunió acaba amb un compromís, registra'l a Objectius amb una data i comparteix l'objectiu amb la persona. Així la persona el veu i tu pots seguir com avança. Per exemple, si acordeu que prepari la proposta per a un client abans del dia 15, crea-ho com a acció dins del seu objectiu amb aquesta data. A la reunió següent, només heu de repassar en quin punt és. Segons l'acord, tens tres opcions per registrar-lo:
- Com a acció dins d'un objectiu que ja existeix, amb la seva data, que es marca en completar-la.
- Com a objectiu nou a Objectius i OKR, amb dates i actualitzacions periòdiques, quan el compromís es mereix el seu propi objectiu. El pot crear la mateixa persona, que en queda com a responsable, o el pots crear tu i compartir-lo amb ella.
- Com a tasca a Tasques, amb responsable, data i comentaris, per a acords puntuals que no formen part de cap objectiu.
Cada objectiu té a més el seu propi fil de missatges, on la persona i tu deixeu per escrit les decisions que preneu pel camí.
Continuïtat entre reunions individuals: notes anteriors i avenços
Abans de la reunió següent, obre les notes de l'anterior per recordar què vau acordar. Després revisa a Objectius les accions completades i les actualitzacions, per veure què ha avançat, i llegeix a Clima laboral el feedback que la persona ha enviat des d'aleshores. Amb això pots començar reconeixent el que ja està fet i dedicar la resta del temps al que encara queda pendent.
Les notes i els objectius d'aquestes reunions també et serveixen a l'avaluació del rendiment, perquè hi arribes amb exemples concrets de tot el període. Pots veure com encaixen a la guia d'avaluació del rendiment per a pimes.
Intel·ligència artificial per preparar les converses amb el teu equip
Si actives la intel·ligència artificial de TalentoHQ, pots preguntar en llenguatge natural el que vols saber abans d'una reunió individual, sense haver de navegar pels menús. Per exemple: «Com van els objectius del meu equip aquest trimestre?» o «Abans de la reunió, digues-me quines tasques segueixen obertes i quins passos falten».
Després de la reunió, li pots demanar que creï un objectiu o una tasca a partir d'una frase. Veuràs una vista prèvia i tu confirmes abans de desar. Sempre treballa dins dels teus permisos. La conversa i les decisions continuen sent teves i del teu equip. És opcional i es factura a part segons l'ús.
Amb TalentoHQ, prepares cada reunió amb el feedback i els objectius de la persona i converteixes el que acordeu en objectius o tasques.
Preguntes freqüents sobre reunions 1 a 1
Cada quant convé fer reunions 1 a 1?
Tria una periodicitat que puguis mantenir, per exemple cada quinze dies, i deixa-la programada com a reunió periòdica a TalentoHQ.
Qui veu les notes d'una reunió 1 a 1?
La persona que organitza la reunió. Les notes estan xifrades i es guarden al seu espai.
Qui prepara les preguntes de les reunions individuals?
RRHH pot preparar grups de preguntes per a tota l'empresa, i cada responsable els troba a punt a les seves reunions, amb l'opció d'afegir-hi també les seves preguntes.
He de fer servir totes les preguntes d'un grup?
No. Tria només les que aportin estructura a la conversa d'avui, treu les que no encaixin i, si vols, afegeix-hi les teves.
Què faig amb el que acordem a la reunió?
Registra-ho a Objectius, com a acció dins d'un objectiu o com a objectiu nou, amb la seva data i compartit amb la persona. Si és un acord puntual que no forma part de cap objectiu, crea'l a Tasques.
En què es diferencia una reunió 1 a 1 d'una avaluació del rendiment?
La reunió 1 a 1 és una conversa periòdica sobre avenços, suport i passos següents. L'avaluació és un cicle estructurat amb plantilles i competències. Les notes i els objectius de les teves reunions et donen exemples concrets per a l'avaluació.