Für Unternehmen, die in Spanien Rechnungen ausstellen, wird die Rechnungssoftware in den kommenden Jahren zu einem wichtigen Compliance-Thema. TalentoHQ erweitert seine Plattform deshalb um ein Rechnungsmodul, das auf die spanischen Anforderungen rund um VERI*FACTU ausgerichtet ist.
Was ist VERI*FACTU und warum ist es wichtig?
VERI*FACTU bezeichnet im allgemeinen Sprachgebrauch die spanischen Anforderungen an Systeme, die Rechnungsprozesse von Unternehmen und Selbstständigen unterstützen. Ziel ist es, Integrität, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Lesbarkeit von Rechnungsdatensätzen zu stärken.
Wichtig für deutschsprachige Leserinnen und Leser: Dieser Beitrag bezieht sich auf spanische steuerliche Anforderungen. Er beschreibt keine Pflicht nach deutschem Steuerrecht. Relevant ist das Thema vor allem für Unternehmen, die in Spanien tätig sind, dort abrechnen oder spanische Gesellschaften, Niederlassungen oder Betriebsstätten verwalten.
Nach den aktuellen Informationen der spanischen Steuerbehörde AEAT müssen Körperschaftsteuerpflichtige ihre betroffenen Systeme vor dem 1. Januar 2027 angepasst haben. Für die übrigen betroffenen Steuerpflichtigen gilt der 1. Juli 2027. Die Zeit davor ist als Testphase vorgesehen.
TalentoHQ unterstützt Unternehmen dabei, Rechnungsprozesse, HR-Daten und Kosteninformationen in einer gemeinsamen Plattform zu verwalten. Die Plattform ist mehrmandanten- und mehrstandortfähig, sodass mehrere Gesellschaften oder Büros nicht über getrennte Konten organisiert werden müssen.
Vollständige Rechnungsverwaltung in TalentoHQ
Das Rechnungsmodul von TalentoHQ ist darauf ausgelegt, zentrale Rechnungsprozesse übersichtlich abzubilden:
Kunden und Lieferanten verwalten
- Vollständiges Verzeichnis von Kunden und Lieferanten
- Geordnete Steuer- und Kontaktdaten
- Transaktionshistorie pro Organisation
- Verbindung mit der bestehenden Mitarbeiterverwaltung
Ausgangsrechnungen
- Erstellung von Rechnungen mit Blick auf die spanischen VERI*FACTU-Anforderungen
- Automatische Nummerierung und vollständige Nachvollziehbarkeit
- Anpassbare Vorlagen pro Unternehmen
- Erstellung von Korrektur- und Berichtigungsrechnungen
Eingangsrechnungen
- Erfassung empfangener Rechnungen
- Kostenkontrolle nach Lieferant
- Zuordnung zu Projekten oder Kostenstellen
- Digitalisierung von Dokumenten
- Automatische Verbindung mit dem Spesenmodul für eine einheitliche Kostenübersicht
Zahlungen und Einzug
- Nachverfolgung des Rechnungsstatus: offen, bezahlt oder überfällig
- Ausgabenverwaltung nach Mitarbeitendem, Projekt oder Standort
- Erfassung von Teil- und Vollzahlungen
- Hinweise auf bald fällige Rechnungen
- Vereinfachte Abstimmung mit Zahlungs- und Buchhaltungsprozessen
Vorteile für Ihr KMU
Alles in einer Plattform
HR, Spesen und Rechnungen müssen nicht in getrennten Werkzeugen gepflegt werden. Mitarbeitende, Ausgaben, Projekte und Rechnungsdaten lassen sich in TalentoHQ gemeinsam betrachten.
Spanische Compliance besser vorbereiten
Für Unternehmen mit spanischer Geschäftstätigkeit hilft eine strukturierte Rechnungsverwaltung dabei, Anforderungen an Integrität, Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Lesbarkeit systematisch vorzubereiten.
Vollständigere finanzielle Sicht
Wenn Spesen von Mitarbeitenden, Lieferantenrechnungen und Projekte zusammengeführt werden, entsteht ein klareres Bild der tatsächlichen Kosten. Das ist besonders hilfreich für Teams, die HR- und Ressourcenprozesse bereits in TalentoHQ verwalten.
Die Einfachheit von TalentoHQ
Wie bei den übrigen Modulen steht auch bei der Rechnungsverwaltung eine einfache Bedienung im Vordergrund. Prozesse sollen für Verwaltung, HR und Führungskräfte verständlich bleiben, ohne lange Einarbeitung oder unnötige Komplexität.
Aktuelle Phase: Tests mit bestehenden Kunden
Das Rechnungsmodul befindet sich in einer Testphase mit bestehenden Kunden. In dieser Phase wird die Nutzererfahrung verfeinert und geprüft, wie die Funktionen die Anforderungen spanischer KMU und international tätiger Unternehmen mit Spanienbezug abbilden.
Während dieser Testphase arbeitet TalentoHQ an folgenden Punkten:
- Rückmeldungen von realen Nutzenden zu sammeln
- Arbeitsabläufe zu optimieren
- Integrationen mit bestehenden Buchhaltungssystemen zu validieren
- die Unterstützung der VERI*FACTU-bezogenen Anforderungen in unterschiedlichen Szenarien zu prüfen
Interesse am frühzeitigen Zugang?
Das Rechnungsmodul ist vor allem für Unternehmen interessant, die:
- ihre spanischen Rechnungsprozesse frühzeitig auf VERI*FACTU vorbereiten möchten
- Rechnungsverwaltung mit HR- und Ressourcenmanagement verbinden wollen
- eine einfache Lösung für Verwaltung, HR und operative Teams benötigen
- transparente Preise ohne überraschende Zusatzmodule bevorzugen
Wenn Sie prüfen möchten, ob das Modul zu Ihrer Situation passt, können Sie über unser Kontaktformular eine persönliche Demo anfordern.
Wählen Sie im Formular den Hinweis auf das Rechnungsmodul oder beschreiben Sie kurz, welche spanischen Rechnungsprozesse Sie abbilden möchten. Unser Team meldet sich anschließend, um Ihren Anwendungsfall einzuordnen.
Verfügbarkeit und nächste Schritte
TalentoHQ entwickelt das Rechnungsmodul mit Blick auf die spanischen Anpassungsfristen 2027 weiter. Unternehmen, die in Spanien tätig sind, sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Rechnungssoftware, internen Abläufe und Buchhaltungsintegrationen strukturiert zu prüfen.
Preise: TalentoHQ verfolgt eine transparente Preisstruktur mit klar verständlichen Modulen. Die aktuellen Informationen finden Sie auf der Seite Preise.
Häufige Fragen
Muss ich bereits TalentoHQ-Kunde sein, um das Rechnungsmodul zu nutzen?
In der Testphase richtet sich der Zugang zunächst an bestehende Kunden. Wenn Sie ein Unternehmen mit Spanienbezug verwalten, können Sie uns kontaktieren, damit wir Ihren Fall prüfen.
Was umfasst die VERI*FACTU-Vorbereitung?
Im Mittelpunkt stehen Anforderungen an Rechnungsdatensätze, Nachvollziehbarkeit, Integrität, Aufbewahrung und Lesbarkeit nach spanischem Recht. Ob und in welchem Umfang Ihr Unternehmen betroffen ist, sollte immer mit Ihrer Steuerberatung oder einem spezialisierten Rechtsbeistand geprüft werden.
Kann ich nur das Rechnungsmodul nutzen?
TalentoHQ ist modular aufgebaut. Je nach Bedarf können Unternehmen mit einzelnen Bereichen beginnen und später weitere Funktionen wie HR, Spesen, Projekte oder Talentmanagement ergänzen.
Lässt sich das Modul mit meiner Buchhaltungssoftware verbinden?
TalentoHQ arbeitet an Integrationen mit gängigen Buchhaltungsprogrammen, die für spanische Unternehmen relevant sind. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie den Stand einer konkreten Integration prüfen möchten.
Mehr Informationen zur Rechnungsverwaltung in TalentoHQ:
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TalentoHQ ist die integrierte Plattform für KMU, die Personal-, Ressourcen- und Finanzprozesse einfacher und nachvollziehbarer verwalten möchten.