Farmacia La Quintana ist eine Apotheke in Montmeló, einer Gemeinde mit rund 9.000 Einwohnern im Vallès Oriental, wenige Kilometer von Barcelona entfernt. Die Apotheke bietet Arzneimittelabgabe, Dermopharmazie, Orthopädie und Ernährungsberatung an, mit einer nahen Beziehung zu ihren Patientinnen und Patienten und einem kleinen Team, in dem jede Schicht zählt.
Die Herausforderung: geteilte Schichten, Abwesenheiten und Arbeitszeiterfassung in einer Apotheke
Dienstpläne in einer Apotheke zu verwalten bedeutet, Vormittags- und Nachmittagsschichten, punktuelle Änderungen, Urlaub, Freistellungen und Zeiten mit höherem Patientenaufkommen zu koordinieren, ohne die Betreuung am Apothekentresen aus dem Blick zu verlieren.
Hinzu kommt in Spanien die Pflicht, die tägliche Arbeitszeit jeder beschäftigten Person zu erfassen, die Aufzeichnungen vier Jahre lang aufzubewahren und sie bei einer möglichen Kontrolle verfügbar zu halten. Für eine kleine Apotheke kann dies mit Tabellen oder Papier zu einem unnötigen Verwaltungsaufwand werden.
Für Oriol, der seinen Arbeitstag bereits der pharmazeutischen Betreuung und der Geschäftsführung widmet, war zusätzlicher manueller Aufwand für Zeiterfassung, Schichten und Abwesenheiten keine tragfähige Option.
Die Lösung: Einfachheit und Ordnung ab dem ersten Tag
Oriol fand in TalentoHQ, was er brauchte: ein Werkzeug, das sein Team ohne aufwendige Schulung nutzen kann und ihm gleichzeitig hilft, die Personalverwaltung geordnet zu halten.
„Es ist eine intuitive, einfache und gut handhabbare Anwendung für kleine Unternehmen, die die geltenden Vorschriften einhalten möchten.“
Oriol Anglí Herrero, Inhaber und Apotheker der Farmacia La Quintana
Digitale und regelkonforme Arbeitszeiterfassung
Jedes Teammitglied erfasst Beginn und Ende der Arbeitszeit von jedem Gerät aus. Die Einträge werden digitalisiert, nach Person geordnet und stehen bereit, wenn Oriol sie prüfen oder Unterlagen vorbereiten muss.
Schichten passend zum Alltag der Apotheke
Vormittags- und Nachmittagsschichten werden in einem klaren Kalender organisiert. Oriol kann die Besetzung der Apotheke prüfen, Anpassungen vornehmen und das Team informieren, ohne von verstreuten Nachrichten oder Änderungen auf Papier abhängig zu sein.
Urlaub und Abwesenheiten unter Kontrolle
Bei einem Team mit 3 Mitarbeitenden ist jede Abwesenheit spürbar. Eine geordnete Verwaltung von Urlaub und Freistellungen hilft, Vertretungsbedarf frühzeitig zu erkennen und Konflikte in Wochen mit höherer Aktivität zu vermeiden.
Alles inklusive. Die Arbeitszeiterfassung von TalentoHQ bündelt die Werkzeuge für den Alltag für nur 1 Euro pro Mitarbeitendem und Monat.
Persönliche Begleitung während der Einführung
Den Unterschied machte für Oriol nicht nur das Werkzeug. Wichtig war auch die Betreuung, als während der Ersteinrichtung Fragen aufkamen.
„Die persönliche Betreuung war ausgezeichnet: sehr freundlich und sehr effizient.“
Das Team von TalentoHQ antwortete direkt und schnell, mit einer nahen Kommunikation, die zu einem kleinen Unternehmen passt, das Fragen ohne lange Prozesse oder generische Antworten klären muss.
Das Ergebnis: alles geordnet, ohne zusätzliche Komplexität
Seit Farmacia La Quintana TalentoHQ nutzt, ist die Arbeitszeiterfassung digitalisiert, Schichten sind klar einsehbar und Urlaub wird strukturierter verwaltet. Für interne Prüfungen oder mögliche Kontrollen ist die Dokumentation zentral verfügbar.
Die Zeit, die früher in die manuelle Abstimmung von Arbeitszeiten fließen konnte, wird nun in das investiert, was wirklich zählt: Patientinnen und Patienten betreuen und die Apotheke weiterentwickeln.
„Es ist ein Unternehmen, das ich ohne Zweifel empfehle.“
Zusammenfassung
Farmacia La Quintana ist von manuellen Abläufen für Zeiterfassung, Schichten und Abwesenheiten zu einer digitalen, geordneten Verwaltung gewechselt, ohne zusätzliche Komplexität und für weniger als den Preis eines Kaffees pro Mitarbeitendem im Monat.
Genutzte Schlüsselfunktionen:
- Digitale Arbeitszeiterfassung gemäß geltenden Vorschriften
- Schichtplanung
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Mitarbeiterportal