Ausgabenabrechnungen und Belege

Ausgaben, Belege und Genehmigungen von Mitarbeitenden verwalten.

Erfassen Sie jeden Aufwand mit Betrag, Steuer, Kategorie und Nachweis. Mitarbeitende und Verantwortliche sehen den Status, nutzen Genehmigungsregeln und prüfen Auswertungen nach Zeitraum oder Projekt.

Kostenlose Testversion Demo anfordern
  • Keine Kreditkarte
  • Einrichtung in 5 Minuten
  • Jederzeit kündbar
Ausgabenabrechnungen in der deutschen TalentoHQ Oberfläche
BelegeAnhänge und automatische Auslesung
StatusOffen, genehmigt oder abgelehnt
Klarer Self-ServiceMitarbeitende erfassen Ausgaben, laden Belege hoch und sehen den Bearbeitungsstand.
Prüfung mit KontextFührungskräfte und Administrierende prüfen Betrag, Kategorie, Steuer, Anlagen und Verlauf.
Finanzielle ÜbersichtFilter zeigen Gesamtsummen, wichtigste Kategorie und monatliche Entwicklung.

Vom Beleg zur Auswertung

Jede Ausgabe behält Betrag, Nachweis, Steuer und Status.

Erfassung, Prüfung und Reporting bleiben verbunden. TalentoHQ speichert Name, Kategorie, Datum, Gesamtbetrag, Steuern, Referenz, Beschreibung, Anhänge und Genehmigungsverlauf.

  1. 01Erfassen

    Ausgabe manuell anlegen oder Bild beziehungsweise PDF hochladen und erkannte Daten vor dem Speichern prüfen.

  2. 02Prüfen

    Nach Mitarbeitenden, Standort, Team, Kategorie, Zeitraum und Genehmigungsstatus filtern.

  3. 03Entscheiden

    Ausgaben entsprechend Berechtigung und Genehmigungsregel mit Begründung freigeben oder ablehnen.

Zentrale Funktionen

Kategorien, Anhänge, Prüfungen und Genehmigungsregeln.

Erfassung, automatische Belegauslesung, Filter, Auswertungen und Freigabe funktionieren im Mitarbeiter- und Verwaltungsbereich mit klaren Zuständigkeiten.

Vollständige Erfassung

Name, Kategorie, Datum, Gesamtbetrag, Steuern, Referenz, Beschreibung und Nachweise.

Automatische Auslesung

PNG, JPEG, WebP oder PDF hochladen und vorgeschlagene Daten vor dem Speichern prüfen.

Aufgabenbezug

Ausgaben mit einer zugänglichen Aufgabe verbinden, wenn Kosten dem Projekt zugeordnet werden sollen.

Dokumentierte Freigabe

Status, Verlauf, Anhänge und Notizen zur Genehmigung oder Ablehnung gemeinsam prüfen.

Verwaltungsfilter

Nach Standort, Team, direkt zugeordneten Personen, Kategorie, Zeitraum und Status filtern.

Visuelle Auswertungen

Summen je Kategorie, Gesamtaufwand, wichtigste Kategorie und Monatsverlauf vergleichen.

Integrierte KI

Ausgaben mit KI erfassen und abfragen.

Häufige Ausgaben lassen sich in natürlicher Sprache vorbereiten. Mitarbeitende können einen einfachen Aufwand erfassen, offene Ausgaben abfragen oder verfügbare Kategorien prüfen. Die strukturierten Angaben bleiben für die anschließende Prüfung erhalten.

  • Weniger Schritte bei häufigen Ausgaben.
  • Schnelle Abfragen nach Person, Zeitraum oder Status.
  • Beispiel

    “Erfasse die Taxifahrt vom Dienstag über 18,40 € in der Kategorie Transport inklusive Umsatzsteuer.”

  • Beispiel

    “Zeige mir meine offenen Ausgaben dieses Monats.”

  • Beispiel

    “Welche Kategorie kann ich für ein Geschäftsessen verwenden?”

Das Produkt im Arbeitsalltag

Beleg und Bearbeitung bleiben zusammen.

Mitarbeitende erfassen Ausgaben, Verantwortliche prüfen alle nötigen Angaben. Auswertungen ordnen Kosten nach Kategorie, Projekt oder Zeitraum ein.

Automatische Belegerfassung in TalentoHQ
Belegdaten vor dem Speichern prüfen.
Ausgaben nach Kategorie in TalentoHQ
Verteilung der Ausgaben nach Kategorie.
Ausgaben nach Projekt in TalentoHQ
Kosten mit Projekten und Aufgaben verbinden.

Geordnete Erstattung

Mitarbeitende und Verantwortliche sehen offene Entscheidungen.

Status, Anlagen und Verlauf ersetzen lose Nachrichten. Mitarbeitende sehen ihre Historie; berechtigte Personen prüfen vollständige Angaben.

Ressourcenmanagement ansehen
  • Eigene Erfassung: jede Person erfasst und prüft ihre Ausgaben.
  • Schnelle Prüfung: Kerndaten und Belege stehen im Detail zusammen.
  • Begrenzter Zugriff: Führungskräfte und Administrierende sehen nur Ausgaben in ihrem Bereich.
  • Nützliche Übersicht: Auswertungen zeigen Beträge nach Kategorie und Monat.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu Ausgaben und Genehmigungen.

Welche Angaben kann eine Ausgabe enthalten?

Name, Kategorie, Datum, Betrag, Steuern, Referenz, Beschreibung, verknüpfte Aufgabe und Nachweise.

Speichert die automatische Auslesung sofort?

Nein. TalentoHQ schlägt erkannte Daten vor; die Person prüft sie vor dem Speichern.

Wer kann Ausgaben genehmigen?

Das richtet sich nach Berechtigungen und Genehmigungsregeln. Nur berechtigte Personen sehen die Entscheidung im Detail.

Was kostet die Ausgabenverwaltung?

Sie ist im Tarif Alles inklusive enthalten: 3 € pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung beziehungsweise 2 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.

Kann ich TalentoHQ unverbindlich testen?

Ja. TalentoHQ kann 14 Tage getestet und in einer persönlichen Demo gezeigt werden.

Verwalten Sie Ausgaben und Belege mit TalentoHQ.

Testen Sie Erfassung, Projektbezug und Genehmigungen mit Ihrem Team oder lassen Sie sich den Ablauf zeigen.

Kostenlose Testversion Demo anfordern